Przejdź do treści
Strona główna » Centrum wiedzy » #1.1 Podstawy PIM

#1.1 Podstawy PIM

    Powstanie systemów PIM

    Zarządzanie informacją produktową (PIM) to relatywnie świeży termin. Koncept zaczął nabierać tempa z początkiem tego tysiąclecia na świecie. W Polsce zagadnienia związane z PIM zaczęły wchodzić do świadomości menadżerów około 10 lat temu. Co istotne, procesy PIM i zasady które są przez PIM narzucane są znane i stosowane o wielu lat. Dopiero po jakimś czasie zaczęto wyodrębniać je i formować w osobną koncepcję. Nie jest przecież żadną tajemnicą, że należy unikać redundancji danych, ich niespójności i braku jednego źródła tychże.

    W odpowiedzi na te wyzwania, systemy PIM ewoluowały, oferując coraz bardziej zaawansowane funkcjonalności, takie jak integracja z różnymi kanałami dystrybucji, automatyzacja procesów wprowadzania i aktualizacji danych, a także wsparcie dla wielojęzyczności i personalizacji oferty. Dodatkowo, w obliczu globalizacji rynków i konieczności dostosowywania produktów do wymogów i regulacji lokalnych, systemy PIM stały się nieocenionym narzędziem umożliwiającym szybkie i efektywne zarządzanie informacjami produktowymi na skalę międzynarodową.

    Popularność obszaru PIM (jako już wyodrębnionej dziedziny) rośnie, w znacznym stopniu, przez znaczny rozwój obszaru E-Commerce i popularyzacji sklepów internetowych. Przede wszystkim sprzedaż internetowa wymaga, aby firmy zebrały przejrzystą i podstawową informację o produktach którą konsumenci będą w stanie zrozumieć. Bez informacji produktowej (np. nazwy produktu, ceny czy kategorii) produkt nie będzie mógł być sprzedawany w Internecie.

    Po drugie, Internet pozwala sklepom zaoferować swoim klientom o wiele więcej produktów w sprzedaży online niż w sprzedaży tradycyjnej.

    Dla małego wolumenu asortymentu nie było problemu, aby utrzymywać bazę informacji produktowej w arkuszach kalkulacyjnych. Dziś sklepy oferują jednak dziesiątki czy setki tysięcy produktów. W takiej sytuacji arkusze zwyczajnie przestają już wystarczać.

    Częstą praktyką jest także zarządzanie danymi produktowymi na silniku sklepu internetowego. Do pewnego momentu i dla pewnych organizacji nie jest to zły pomysł. Mały sklep który sprzedaje tylko w tym kanale i to niewielką ilość produktów (np. sklepy internetowe z artykułami „handmade” których jest mnóstwo) nie koniecznie potrzebuje systemu PIM aby świetnie sobie radzić z zarządzaniem danymi produktowymi. Takie podejście jest akceptowalne ale tylko dla konkretnych biznesów.

    Dodatkowo, informacje o produktach są często udostępniane przez ogromną ilość kanałów sprzedaży. Przykładowo urządzenia mobilne, sklepy tradycyjne, punkty sprzedaży, drukowane katalogi, ulotki itp. Ten rozwój rozpoczął potrzebę na wyspecjalizowane systemy które będą w stanie zarządzać informacjami udostępnianymi w tak różne miejsca i sposoby. (Więcej o kanałach).

    W kontekście globalnej digitalizacji i rosnącej konkurencji, systemy PIM umożliwiają firmom nie tylko zarządzanie informacjami produktowymi, ale również optymalizację procesów biznesowych, zwiększając ich efektywność operacyjną. Integracja PIM z innymi systemami IT, takimi jak CRM, ERP czy platformy e-commerce, pozwala na automatyzację przepływów pracy, redukcję błędów i zapewnienie spójności danych na wszystkich poziomach organizacji. Ponadto, zaawansowane analizy danych produktowych oferowane przez PIM wspierają podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych, otwierając nowe możliwości dla rozwoju produktów i personalizacji oferty.

    W erze omnichannel, gdzie spójność doświadczenia zakupowego klienta jest kluczowa, systemy PIM odgrywają centralną rolę w zapewnieniu jednolitego przekazu marki i informacji o produkcie niezależnie od kanału sprzedaży.

    Rosną wymagania klientów

    W między czasie klienci zaczęli wymagać więcej danych, danych bardziej spójnych i lepszej jakości. Generalizując, im więcej informacji o produktach tym więcej sprzedasz.

    Szczegółowy opis produktu jest oceniany jako jeden z najistotniejszych elementów sklepu internetowego. Przed zakupem klienci chcą zapoznać się z możliwie największą ilością informacji o produkcie. Istotne są dla nich możliwości porównania i filtrowania produktów z wykorzystaniem danych produktowych.

    PIM różnica w prezentacji danych produktowych

    Zdjęcie 1 Gdzie dokonałbyś zakupu? Klienci wymagają więcej informacji o produktach.

    Zamazane zdjęcia produktu nie są już wystarczające, klienci chcą zdjęć w wysokiej rozdzielczości. W niektórych branżach nie obędzie się też bez filmów i modeli 3d (np. elektronika).

    Dla zobrazowania wymagań dzisiejszych klientów kilka przykładów informacji których wymagają od produktów:

    • Materace: jaki skok mają sprężyny materaca;
    • Śruby i złączki: obróbka powierzchni śruby;
    • Ubrania: dokładny obwód sukienki w centymetrach liczony w 5 cm odstępach;

    Z ciągłym zwiększaniem ilości kanałów sprzedaży konsumenci wymagają, aby wszystkie te dokładne dane produktowe były dostępne w różnych kanałach sprzedaży.

    Istnieje jeszcze inny trend, który może wyjaśnić rozwój systemów PIM. Coraz więcej produktów staje się informacją. Ludzie kupują bilety, ściągalne gry komputerowe czy ebooki oraz kursy online. Aby zakupić takie produkty klienci muszą wcześniej mieć dostęp do danych o tych produktach. Potrzebne są zdjęcia, dema, filmy, opinie innych użytkowników itp.

    Kolejny powód wzrostu popularności systemów PIM to fakt, że firmy zajmujące się sprzedażą są prawnie zobligowani do przetrzymywania pewnych informacji produktowych. Skąd pochodzą materiały do wytworzenia produktu? Jak produkt został wyprodukowany? Do jakich pośredników został sprzedany?

    Istotne jest także to, że świat dystrybucji i sprzedaży produktów staje się coraz bardziej złożony. Zauważalny jest także trend coraz większej ilości coraz mniejszych i bardziej wyspecjalizowanych segmentów klientów. Klienci tych segmentów używają wielu kanałów zakupu/sprzedaży (sklepy stacjonarne i internetowe, sprzedaż mobilna, katalogi itp.). Firmy posiadają wiele marek w wielu krajach z wieloma cennikami i promocjami i pracują z tysiącami dostawców. Złożoność tej rzeczywistości nie może być dłużej obsługiwana bez zaawansowanych procesów i systemów PIM.

    Dodatkowo, rozwój technologii mobilnych i mediów społecznościowych znacząco wpłynął na oczekiwania klientów wobec informacji produktowych. Klienci szukają opinii i rekomendacji w mediach społecznościowych, porównują produkty w aplikacjach mobilnych, co zwiększa potrzebę na bardziej angażujące i interaktywne treści produktowe. Dynamiczny rozwój rozwiązań AR (Augmented Reality) i VR (Virtual Reality) otwiera nowe możliwości dla prezentacji produktów, pozwalając klientom na wirtualne doświadczenie produktu przed zakupem. To z kolei stawia przed systemami PIM wyzwanie integracji z nowymi technologiami i kanałami dystrybucji.

    Inną ważną kwestią jest zwiększona świadomość ekologiczna konsumentów. Wymagają oni teraz nie tylko informacji o funkcjach produktu, ale także o jego wpływie na środowisko, pochodzeniu materiałów, możliwości recyklingu czy certyfikatach ekologicznych. To zmusza producentów i sprzedawców do uwzględniania tych danych w systemach PIM, aby móc udostępnić konsumentom pełną i transparentną informację.

    W kontekście globalizacji rynku, systemy PIM muszą także radzić sobie z wyzwaniami związanymi z lokalizacją i internacjonalizacją danych produktowych. Informacje o produkcie muszą być dostosowane do wymogów prawnych, kulturowych i językowych różnych rynków, co wymaga zaawansowanych funkcji tłumaczeń i dostosowań lokalnych w systemach PIM.

    Na koniec, warto zauważyć, że rosnące wymagania dotyczące personalizacji oferty sprzedażowej prowadzą do konieczności jeszcze bardziej szczegółowego zarządzania danymi produktowymi. Klienci oczekują, że oferty będą dostosowane do ich indywidualnych potrzeb i preferencji, co wymaga od systemów PIM elastyczności w zarządzaniu skomplikowanymi relacjami między produktami, klientami i kontekstami zakupowymi.

    Te nowe wymagania i trend rynkowe nie tylko podkreślają znaczenie systemów PIM w nowoczesnej gospodarce cyfrowej, ale również wskazują kierunki ich ewolucji, by sprostać rosnącym oczekiwaniom konsumentów i dynamicznie zmieniającemu się środowisku biznesowemu.

    Wskazane przez konsumentów istotne funkcje i cechy sklepu www

    Zdjęcie 2 Informacja produktowa jest najważniejsza w sprzedaży internetowej

    Formalna definicja PIM

    Systemy PIM służą do tego co wynika z tego skrótu: Product Information Management – Zarządzanie informacją produktową.

    Wikipedia podaje następującą definicję:

    Zarządzanie informacją produktową lub PIM to procesy i technologie skupiające się na centralnie zarządzanymi danymi dotyczącymi produktów ze szczególnym uwzględnieniem wymaganych danych do sprzedaży na rynku produktów poprzez jeden lub więcej kanałów sprzedaży.

    Zgadzam się z powyższą definicją. Chciałbym jednak dodatkowo opisać słowo „centralnie” zawarte powyżej. Najważniejszym celem systemów PIM jest stworzenie jednego źródła danych produktowych dostępnego dla różnych systemów/kanałów/użytkowników itp. Mimo wszystko, najważniejszym konceptem systemów PIM jest to, że produkt jest wprowadzony do systemu raz. Miejsce wprowadzenia tego produktu jest „unikalnym źródłem prawdy”. To z tego miejsca informacje o produkcie dystrybuowane są dalej bez konieczności ponownego wprowadzania go do różnych systemów. Miejsce to nazywa się też często „centralnym repozytorium informacji produktowej. W Polsce bardziej znana jest właśnie ta nazwa.

    PIM wspiera 4 główne procesy

    Zdjęcie 3 PIM wspiera 4 główne procesy

    Procesy podstawowe i funkcje PIM

    Zbieraj

    Jedno z głównym zadań systemu PIM jest zebranie wszystkich danych produktowych rozsianych wcześniej w wielu działach korporacji a nawet po za nią. Korporacje nie posiadające systemu PIM często przechowują dane produktowe rozsiane po wielu systemach. W nawiązaniu do badań przeprowadzonych przez firmę Heiler, spośród 310 sprzedawców i fabryk, dane podstawowe (ID produktu, stany magazynowe czy cena) są przechowywane w od 3 do ponad 20 systemach u 48% sprzedawców oraz aż u 88% fabryk.

    Jako że większość danych jest przechowywana w systemach komputerowych, większość systemów PIM pomoże je zebrać za pomocą funkcji:

    • Importu danych z różnych źródeł w różnych formatach jednorazowo lub w ustalonych interwałach czasowych;
    • Mapowania wskazanych danych z importu do konkretnych atrybutów w systemie PIM;
    • Oraz, jeśli to konieczne, przekształcenia tych danych do wskazanych standardów (np. przekształcenie z jednostek imperialnych na metryczne);

    Konsoliduj

    Idea systemów PIM to stworzenie „unikalnego źródła prawdy” dla każdego produktu. Jednym z warunków, aby to osiągnąć jest wprowadzanie produktu do systemu TYLKO RAZ. Wydaje się, że to banał, ale sytuacja, w której ten sam produkt wprowadzany jest do różnych systemów wiele razy, pod różnymi nazwami, przez różnych pracodawców, jest częsta. Większość systemów PIM posiada mechanizmy zabezpieczające, aby jeden produkt nie mógł być wprowadzony więcej niż raz. Problem ten dotyczy w sposób szczególny dużych korporacji, które powstały poprzez fuzje i akwizycję. Łączenie danych produktowych z różnych źródeł może być bardzo żmudne i czasochłonne. Często poradzenie sobie z takim wyzwaniem tylko częściowo może zostać zautomatyzowane (np. łączenie zewnętrznym unikalnym kodem różnych danych z różnych źródeł licząc, że wszystkie z nich korzystają z tego ogólnego identyfikatora w tej samej postaci).

    Podobnie bywa z różnymi dostawcami, którzy dostarczają różne części opisu jednego produktu (np. dostawca A i B mogą sprzedawać ten sam produkt, ale możesz potrzebować nazwy produktu od dostawcy A jednak opisu od dostawcy B). Większość systemów PIM na szczęście posiada wybór narzędzi do czyszczenia, łączenia i konsolidacji danych.

    Korzystając z danych produktowych wielu dostawców jest również skomplikowane nawet jeśli nie sprzedają tych samych produktów. Wymagamy od naszej bazy produktowej aby była spójna na wielu płaszczyznach. Różne dane w różnej formie nie pomagają w realizacji tego celu. (Więcej o procesie konsolidacji).

    Wzbogacaj

    Źródła danych produktowych z których pobrane zostały wszystkie informacje produktowe zazwyczaj posiadają tylko niektóre podstawowe atrybuty jak unikalny identyfikator, ceny produktu czy jego wymiary. Działy sprzedaży i marketingu wymagają dodania większej ilości danych do produktów, aby móc sprzedawać je pod wieloma brandami, na wielu kanałach i w wielu krajach. Często pojawia się potrzeba dodania informacji dotyczących np. unikalnych cech produktu, jego wytrzymałości czy zastosowania. (Więcej o źródłach danych).

    Aby wzbogacać produkty w sposób ustandaryzowany i strukturalny większość systemów PIM posiada mechanizmy kategoryzacji i klasyfikacji produktów. Temat kategoryzacji i klasyfikacji będzie jeszcze rozwinięty tutaj, ale na ten moment istotne jest, aby wiedzieć, że kategoryzacja produktów to proces przydzielania ich do określonych hierarchicznych grup dzięki czemu cała baza produktowa jest bardziej przejrzysta. Klasyfikacja produktów pomaga zaś w zarządzaniu atrybutami. Atrybut opisuje konkretną cechę elementu produktu jak np. jego nazwę, wagę, wysokość, długość itp. Może się wydawać, że funkcja dodawania dodatkowych atrybutów jest zbędna jednak okazuje się, że jest to jedna z kluczowych funkcji w całym zamyśle systemów PIM, aby móc zarządzać (dodawać, usuwać, edytować, przypisywać itp.) atrybutami bez wsparcia działu IT. Co więcej, zarządzanie atrybutami często staje się jednym z podstawowych zadań systemu PIM wraz ze wzrostem ich ilości. (Więcej o wzbogacaniu).

    Aktualizacja i utrzymanie danych produktowych w czasie rzeczywistym staje się coraz bardziej krytycznym elementem w dynamicznie zmieniającym się środowisku rynkowym. Systemy PIM umożliwiają firmom szybką reakcję na zmiany w asortymencie, promocjach czy cenach, co jest niezbędne do utrzymania konkurencyjności i zadowolenia klientów. Dzięki centralizacji danych produktowych, firmy mogą również łatwiej wprowadzać nowe produkty na rynek, co jest kluczowe w szybko rozwijających się sektorach, takich jak moda czy elektronika.

    Systemy PIM odgrywają również ważną rolę w zapewnianiu zgodności z rosnącymi wymaganiami regulacyjnymi dotyczącymi informacji o produktach. W wielu branżach, takich jak żywność, kosmetyki czy produkty chemiczne, firmy muszą przestrzegać ścisłych przepisów dotyczących etykietowania i dostarczania informacji o produktach. Centralne zarządzanie danymi produktowymi za pomocą PIM ułatwia zapewnienie, że wszystkie informacje są aktualne i zgodne z obowiązującymi normami i regulacjami.

    W kontekście globalizacji i rosnącego znaczenia sprzedaży międzynarodowej, systemy PIM umożliwiają łatwe dostosowanie informacji o produktach do różnych języków i kultur. Tłumaczenie opisów produktów, dostosowanie jednostek miar czy walut, a także lokalizacja treści marketingowych to tylko niektóre z wyzwań, z którymi muszą się mierzyć firmy działające na wielu rynkach. Systemy PIM wspierają ten proces, umożliwiając efektywną lokalizację i zarządzanie wersjami językowymi danych produktowych.

    Podsumowując, rola systemów PIM w nowoczesnym zarządzaniu przedsiębiorstwem wykracza daleko poza samą konsolidację danych produktowych. Systemy te są fundamentem dla efektywnej strategii omnichannel, umożliwiając firmom lepsze zrozumienie i spełnienie oczekiwań klientów, szybsze wprowadzanie innowacji produktowych oraz zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi. W erze cyfrowej transformacji, inwestycja w zaawansowany system PIM jest inwestycją w przyszłość i rozwój przedsiębiorstwa.

    Wsparcie systemów PIM we wzbogacaniu

    Z punktu widzenia komercyjnego system PIM wspomaga możliwość tworzenia relacji pomiędzy produktami. Taki relacje mogą być użyte z wielu powodów, wliczając:

    • Pokazywanie podobnych produktów;
    • Up-sell;
    • Cross-sell;
    • Pokazanie, że produkt zawiera inne produkty w sobie;
    • Oferowanie części zamiennych do produktu;
    • Zastępowanie starego produktu nowym;
    • Wskazanie niezbędnych produktów do zakupienia podczas zakupu innego;
    • Itd.

    Większość systemów PIM pozwala także na dodawanie innych mediów do produktów niż tylko atrybuty. Przykładowe załączniki to zdjęcia, filmy, instrukcje, projekty itp.

    Przechowywanie mediów produktowych odbywa się często z wykorzystaniem systemów MAM (Media asset manegement). Zazwyczaj systemy te są częścią systemów PIM lub możemy je dodać za pomocą modułów. Typowymi funkcjami systemów MAM są:

    • Dodawanie i masowy import mediów;
    • Automatyczne łączenie mediów z produktami czy kategoriami;
    • Automatyczne skalowanie zdjęć;
    • Dodawanie metadanych do mediów
    • Itd.

    Systemy PIM posiadają szereg udogodnień wspierających zwiększanie jakości danych produktowych. Pomagają one nam:

    • Automatycznie walidować dane (np. blokowanie możliwości wprowadzenia tekstu do atrybutu będącego liczbą);
    • Weryfikować kompletności (np. sprawdzić, czy wszystkie niezbędne atrybuty zostały uzupełnione);
    • Kontrolować wersję i określić, czy najświeższa wersja danych dla produktu jest opublikowana;

    Kontrola dostępu to kolejna rozbudowana funkcja, którą wspierają systemy PIM.

    Jako, że systemy PIM wspierają pracę grupową na danych produktowych, systemy kontroli pilnują, aby jeden użytkownik nie zmieniał w tym samym czasie tych samych danych co inny. Dodatkowo ograniczenia mogą być przydzielane na użytkowników czy grupy użytkowników co pozwala na ograniczanie wprowadzania zmian na produktach lub danych, za które konkretny użytkownik lub grupa nie są odpowiedzialni.

    Ostatecznie mechanizmy przepływu pracy (workflow) pozwalają na wydajne zorganizowanie procesów wzbogacania danych produktowych. Proces pracy nad danym produktem może zostać przypisany konkretnemu użytkownikowi, a kiedy użytkownik ten zakończy swoje zadania, produkt może automatycznie zostać przydzielony do procesy walidacji i akceptacji. Dodatkowo mechanizmy te pozwalają na łatwą identyfikację użytkownika, który wprowadził zmiany oraz tego, który je zaakceptował. Mechanizmy workflow stają się wręcz nieodzowne, kiedy praca nad jednym produktem podzielona jest na wielu użytkowników (np. z różnych działów) i każdy z nich zajmuje się innym zestawem danych (np. marketing zdjęciami i opisami, logistyka danymi logistycznymi a tłumacze wprowadzaniem tłumaczeń).

    Udostępnij

    Systemy PIM nie służą jako kanał publikacji. Potrafią one jednak eksportować dane w podobny sposób jak je importują. PIM potrafi dostarczać dane produktowe jednorazowo, w regularnych interwałach czasowych lub na żądanie. Dane mogą być eksportowane z podziałem na różne kanały i języki oraz w różnych formatach. (O zarządzaniu o procesie udostępniania). Przykładowe formaty i kanały eksportu to:

    • Do drukowanego katalogu poprzez goły plik XML lub przez plik CSV;
    • Do działu sprzedaży poprzez szybki plik Excel;
    • Na stronę internetową przez API;

    Pozostałe wpisy:

    Moje usługi:

    Źródła: