Przejdź do treści
Strona główna » Centrum wiedzy » #4.3 Procesy PIM

#4.3 Procesy PIM

    Zarządzanie lokalizacjami i tłumaczeniami

    Procesy PIM to także te związane z wychodzeniem na rynki zagraniczne. Często wymaga to dostosowania naszej informacji produktowej.

    Produkty muszą być dostosowane do specyficznych wymagań lokalnych na dwa sposoby:

    • Tłumaczenia danych. Wpływ dostarczenia informacji produktowych w lokalnym języku na wzrost konwersji jest ogromny. Samo tłumaczenie nie zawsze sprowadza się tylko do przetłumaczenia tekstu. Potrzebne są też tłumaczenia elementów strukturalnych jak nazwy atrybutów czy kategorii.
    • Lokalizacja. Oznacza adaptowanie asortymentu i jego danych do lokalnych i kulturowych potrzeb. Niezbędnym jest, aby w danych podkreślić te elementy którą mają większe znaczenie na lokalnym rynku. Np. pompy ciepła, które posiadają także moc chłodniczą która na północy Europy jest ważna, ale nie aż tak jak na południu. Warto umieścić ten atrybut wyżej na stronie sklepu kraju z południowej Europy. Często potrzebne są też zmiany w obrębie kategorii, dostosowanie ich kolejności czy nazewnictwa.

    Tłumaczenia i lokalizacje (również procesy PIM) mogą zostać wykonane na kilka sposobów:

    • Język główny, np. Angielski, może zostać użyty w krajach, w których sprzedaż jest niska a firma nie rozważa inwestycji na tym rynku.
    • Język regionalny, np. Niemiecki, może obsłużyć kilka krajów.
    • Język lokalny, np. Niemiecki (szwajcarski) wprowadzany jest, kiedy przychód z tego rynku jest wyższy niż koszt wprowadzenia nowego tłumaczenia.
    • Język superlokalny, np. kaszubski, wprowadzany jest tylko wtedy, kiedy jest prawnie wymagany a dochód ze sprzedaży produktów na tym rynku jest wystarczający, aby zwyczajnie nie wycofać się ze sprzedaży tam właśnie.

    Obsługa systemów tłumaczeń wygląda różnie w zależności od systemu PIM i firm. Organizacje, które natywnie działają w popularnym języku, np. Angielski, Niemiecki czy Hiszpański zatrudniają tłumaczy lub wynajmują zewnętrzne firmy do wykonywania tych zadań.

    Firmy działające natywnie w mniej popularnym języku, ale których lista wspieranych języków nie jest długa, i nie zawiera trudnych elementów, często również zatrudniają tłumaczów lub zlecają tłumaczenia firmom zewnętrznym z kraju.

    Firmy działające natywne w mało popularnym języki, ale które tłumaczą dane produktowe na wiele innych języków w tym trudnych najpierw tworzą tłumaczenia do języka np. Angielskiego a dopiero później dalsze.

    Poziom do jakiego systemy PIM wspierają tłumaczenia i lokalizacje różni się od zastosowanego systemu. Najbardziej popularne funkcjonalności to:

    • Funkcjonalności kontroli przepływu pracy, aby móc przydzielać zadania do (zewnętrznych) tłumaczy;
    • Dodatkowe możliwości UX np. pokazujące jednocześnie oryginalny tekst danego atrybutu i miejsce do wprowadzenia tłumaczeń;
    • Integracje z systemami tłumaczeń (np. Google Translete);
    • Podświetlanie zmian w treści tak aby wykonując tłumaczenie poprawiać tylko te elementy które uległy edycji w źródle;
    • Archiwizacja wersji w celach porównawczych i prawnych;

    Warto dodać, że tłumaczenia i lokalizacje nie zawsze są tym samym. Tłumaczenia dotyczą wersji językowych danych produktowych. Lokalizacje określają faktyczne regiony. Lokalizacje mogą być połączone z tłumaczeniami. Np. lokalizacja Kanada, posiadająca konkretne drzewo kategorii, asortyment itp. może posiadać dwa tłumaczenia: francuskie i angielskie. Co ważne, w ramach jednej lokalizacji obowiązuje ta sama waluta, te same zmiany w zakresie publikacji, sprzedaży i promocji.

    Jak AI widzi zarządzanie lokalizacjami i tłumaczeniami w procesach PIM

    Zdjęcie 19 Jak AI widzi zarządzanie lokalizacjami i tłumaczeniami w procesach PIM

    Procesy PIM: Autoryzacje i zarządzanie użytkownikami

    Niemalże wszystkie obecnie dostępne systemy PIM odróżniają użytkownika od grupy użytkowników. Więcej systemów PIM pozwala modyfikować uprawnienia w ramach grup użytkowników, jednak istnieją też takie, które dodatkowo pozwalają modyfikować uprawnienia także w ramach użytkownika.

    Wiele systemów PIM posiada bardzo szczegółowy panel do zarządzania uprawnieniami tak aby możliwie najlepiej dostosować dostęp do pewnych elementów i funkcji nad przy wielu użytkownikach (w tym zewnętrznych).

    Administrator powinien móc określić dostęp do elementów strukturalnych PIM (kategorie, kanały, produkty, wariantu, atrybuty, jednostki, waluty, lokalizacje, klasyfikacje) oraz do funkcjonalności (importy, eksporty, workflow, mapowanie itp.).

    Dodatkowo, uprawnienia powinny pozwalać na określenie konkretnej roli (nie chodzi o poziom dostępu jak np. admin, edytor, podgląd):

    • Odpowiedzialny: osoba odpowiedzialna za wykonywanie pracy w systemie PIM;
    • Akceptujący: osoba odpowiedzialna za akceptowanie zmian, ich kompletność i poprawność;
    • Konsultant: osoba, której opinie są istotne w procesach PIM (np. marketing podpowiadający zmiany nazw);
    • Obserwator: osoba, która musi mieć wgląd w dane i być z nimi na bieżąco w celu poprawnego wykonywania własnych procesów.

    Uprawnienia (nie role) w systemach PIM często dostępne są w kilku wersjach:

    • Uprawnienia do struktur: pozwalają na ustawienie uprawnień do poglądu, edycji, dodania i usuwania elementów strukturalnych: kategorii, atrybutów, produktów itp.
    • Uprawnienia do obiektów: oprócz powyższych pozwalają na ustawianie uprawnień konkretnym obiektom np. konkretnym kategoriom, atrybutom itp. (a nie atrybutom czy kategoriom tylko jako całym).
    • Uprawnienia zaawansowane: uprawnienia, które pozwalają na dowolne konfigurowanie dostępu do struktur i pojedynczych obiektów oraz dowolne definiowanie uprawnień każdemu użytkownikowi, grupie i roli. Dodatkowo uprawnienia te dają możliwość definiowania tzw. widoków, czyli wersji UI systemu PIM.

    Procesy PIM: Zarządzanie mediami

    Media (załączniki) są elementami informacji produktowej wyrażonymi inaczej niż przez treść. Media zawierają np. zdjęcia, rysunki, grafiki, wideo, muzykę, dokumenty itp.

    Media te są zazwyczaj przechowywane w systemie MAM który może (i zazwyczaj jest) częścią systemu PIM.

    Typowe funkcjonalności MAM:

    • Importowanie: proces ten może być wykonywany ręcznie, kiedy zdjęcia są manualnie łączone z produktami, lub też automatycznie za pomocą FTP czy np. XML
    • Przypisanie: ponownie, proces automatyczny lub manualny. W zależności od sytuacji i systemu proces ten wygląda w różny sposób. Czasami tworzy się bazę pośrednią zawierającą ID produktu i nazwę zdjęcia i wykonuje się za jej pomocą przypisanie. Czasami zdjęcia lub inne media są nazywane w odpowiedni sposób (przy użyciu np. ID produktu) i system sam rozpoznaje te nazwy i łączy media z produktami (lub innymi elementami PIM).
    • Konwersja: media są często konwertowane, aby mogły być poprawnie wyświetlane na wielu kanałach. Przykładowo zdjęcia RAW są konwertowane na kilka różnych rozdzielczości i formatów spełniające wymagania różnych kanałów.
    • Wzbogacanie: dane o media mogą być wzbogacane różnymi dodatkowymi informacjami jak np.: data stworzenia, autor, tekst zastępczy na potrzeby SEO, opis itp. Czasami systemy potrafią automatycznie dodawać niektóre informacje do mediów np. słowa kluczowe do zdjęć.

    Systemy MAM wbudowane w PIM zazwyczaj nie posiadają tyle funkcjonalności co dedykowane systemy PIM. Ich zaletą jest jednak bezpośrednie powiązanie z konkretnymi produktami. Wiele systemów PIM ma bardzo rozbudowane funkcje MAM (np. Pimcore).

    Podobnie jak praca z lokalizacjami i tłumaczeniami, procesy związane z mediami są bardzo żmudne i ciągłe. Złożoność tego procesu jest jednak niewysoka. Z tego powodu, większość firm po wdrożeniu systemu PIM szybko decyduje się na dalsze inwestycje związane z optymalizacją i automatyzacją tego procesu w celu redukcji kosztów.

    Procesy PIM: Zarządzanie przepływem pracy (Workflow)

    Funkcje wspierające zarządzanie przepływem pracy są niezbędne przy dużej ilości danych które ciągle są dodawane. Funkcje te nie tylko upraszają proces i pracę przy danych, ale też czynią ją bardziej transparentną i możliwą do sprawnego zarządzania.

    Możliwości tych funkcjonalności różnią się mocno pomiędzy systemami PIM. Workflow może być prostym podsystemem, gdzie tworzy się zadania i przypisuje do użytkowników. Jednak wiele systemów pozwala na więcej. Np.:

    • Szablony przepływu pracy: tworzenie procesów przepływu pracy z krokami, ścieżkami pomiędzy nimi oraz elementami inicjującymi automatycznie konkretne kroki;
    • Notyfikacje: różnego rodzaju powiadomienia dotyczące prac i obiektów powiązanych z użytkownikiem. Często możliwe jest dodawania własnych typów powiadomień.
    • Kontrola i raportowanie: menadżerowie otrzymują dostęp do raportów dotyczących uzupełniania danych, wywiązywania się z terminów, produktywności użytkowników itp. Istnieje także możliwość tworzenia konfigurowalnych dodatkowych raportów.
    • Zasady walidacji: możliwość tworzenia zasad walidujących konkretne zadania, sprawdzające kompletność i poprawność tych zadań.

    Zarządzanie dostawcami

    Zadania związane z obsługą dostawców różnią się w zależności od organizacji. Czasami obsługa ta sprowadza się do przechowywania i aktualizowania danych o dostawcach (nazwa, adres, logo itp.) a czasami jest to obszerny zakres zadań i obowiązków jak np. konsolidacje i integracje danych z różnych źródeł, tworzenie mapowań, zarządzanie harmonogramem zmian itp.

    Sytuacja, w której jeden produkt może pochodzić od kilku dostawców również komplikuje wiele procesów. Wymagane jest wówczas stworzenie dodatkowych zasad i zależności determinujących które dane mają pochodzić od którego dostawcy.

    Niektóre z procesów zarządzania dostawcami to:

    • Integracja dostawcy: dodawanie asortymentu dostawcy do systemu PIM. Zawarte w tym procesie jest skonfigurowanie dostawcy w systemie PIM (zazwyczaj też w ERP), zdefiniowanie mapowania danych oraz zasad walidacji, zdefiniowanie harmonogramu integracji itp. Proces ten jest często mocno powiązany z integracją danych podstawowych z systemu ERP.
    • Aktualizacja danych dostawcy: proces ten zawiera m.in. śledzenie ilości zmian i modyfikacji oraz wycofanych i dodanych pozycji. Mogą zostać ustawione dodatkowe alerty powiadamiające, jeśli ilość zmian przekroczyła ustaloną ilość lub ceny zmieniły się powyżej wskazanej granicy.
    • Informacje zwrotne do dostawcy: proces ten polega na informowaniu dostawców o brakach w ich danych czy też wychwyconych błędach. Informacje te mogą być generowane automatycznie na podstawie raportu (np. miesięczny anons o brakach).

    Procesy PIM: Zarządzanie cenami

    Ceny są korowym elementem informacji o produkcie. W większości przypadków ostateczne cena nie jest obliczana w systemie PIM, lecz np. w e-commerce. Składowe mające wpływ na cenę są jednak przechowywane w PIM (np. ceny katalogowe/bazowe).

    Niektóre z powiązanych z zarządzaniem cenami aktywności są:

    • Zarządzanie historią cen: zmiana cen skutkować powinna zapisanie ceny dotychczasowej wraz z możliwością wyłonienia daty rozpoczęcia obowiązywania i końca. Nowa cena nie może zwyczajnie usuwać poprzedniej. By utrzymać czystość systemu powinien istnieć mechanizm archiwizujący stare ceny po określonym czasie. Ważne jednak, aby zarchiwizowane ceny mogły zostać odczytane w razie potrzeby.
    • Kontrola marginesu: raporty, filtry i walidacje niezbędne do wdrożenia, aby kontrolować zmianę ceny w relacji do ceny zakupu. Funkcja ta zazwyczaj wdrożona jest w systemie ERP, jeśli ten jednak nie obsługuje takich możliwości, to można wdrożyć je w systemie PIM. Zwykle działa to tak, że menadżer PIM otrzymuje powiadomienie, kiedy cena zakupu lub katalogowa zmienia się powyżej założonych i ustawionych widełek dopuszczalności a w szczególności, jeśli relacje pomiędzy tymi cenami zostają zaburzone.
    • Automatyczne dostosowywanie cen: produkty z często zmienianymi cenami nie mogą być obsługiwane w tym zakresie w sposób manualny. Ceny te aktualizowane są automatycznie. Aby automatyzacja taka była możliwa należy:
      • Zdefiniować wszystkie składowe ceny
      • Wprowadzić składowe do wzoru
      • Pobierać wartości składowych

    Np. produkty z dużą zawartością wartościowego materiału mogą mieć obliczaną cenę wzorem: cena bazowa+(atrybut:zawartość_miedzi[gram]*kurs_miedzi)+narzut

    Pobierając kurs miedzy oraz mając uzupełnioną zawartość miedzy oraz kurs i cenę bazową oraz narzut wyliczy nam się cena dnia. W takich przypadkach menadżerowie przede wszystkim zarządzają składowymi wzorów, ich wartością i częstotliwością zmian. Same ceny aktualizują się według zadanych wzorów z wybraną częstotliwością.

    • Zarządzanie walutami: co oczywiste, w ramach zarządzania cenami należy zarządzać walutami i konwersjami cen między walutami. W ramach zarządzania walutami i konwersjami stosuje się automatyczne pobieranie kursów z serwisów zewnętrznych. Dodatkowo dodaje się pewne reguły biznesowe do tego procesu, np. określenie częstotliwości konwersji, charakterystykę zaokrągleń, dodatkowy margines itp.

    Zarządzanie wzbogacaniem danych produktów

    Procesy PIM zawierają w sobie także szereg działań związanych ze wzbogacaniem danych. Zarządzanie procesem wzbogacania danych może być istotniejszym z procesów w ramach całego ekosystemu PIM. Nie wszystkie produkty pobierane są automatycznie. Nie wszystkie dane pobierane są z zewnętrznych źródeł. Niektóre dane należy usunąć i wprowadzić poprawne. Szczególnie dane istotne z punktu widzenia sprzedaży. Za wykonywanie tych działań odpowiada dział PIM, większy bądź mniejszy w zależności od organizacji.

    Niektóre z funkcjonalności systemów PIM wspierające te procesy:

    • Porównywanie produktów: porównywarki wbudowane w systemy PIM pozwalają na zaobserwowanie różnic, pomiędzy produktami które np. wydają się podobne.
    • Proste relacje produktowe: jedną z kluczowych funkcjonalności we wzbogacaniu danych produktowych jest tworzenie prostych relacji między produktami:
      • Produkty podobne lub alternatywne;
      • Up-sell droższe wersje produktów;
      • Cross-sell powiązane z produktem akcesoria;
      • Produkty wchodzące w skład sprzedawanego produktu;
      • Części zamienne do produktu;
      • Nowy produkt zastępujący stary model;
      • Tworzenie obowiązku zakupu dodatkowego produktu z tym już wybranym;

    Relacje produktowe mogą być tworzone na zasadzie jednostronnej lub obustronnej, czyli, że połączenie produktu z drugim relacją obustronną automatycznie tworzy taką samą relację w drugą stronę.

    • Zaawansowane relacje produktowe: ręczne tworzenie powiązań produktowych szybko okazuje się zbyt czasochłonne. Przykładowo, stworzenie podstawowych relacji up-sell, cross-sell oraz pokazania produktów alternatywnych dla 10 tysięcy produktów to 30 tysięcy relacji do utworzenia. Właśnie dla tego systemy PIM posiadają mechanizmy pozwalające definiować reguły automatycznego tworzenia powiązań. Na przykład:
      • Jeśli produkt X nie jest już dostępny na magazynie pokaż kolejny produkt z tej samej kategorii, ale z najwyższą ceną jako alternatywny;
      • Cross-sell dla produktu z kategorii X poprzez produkty z kategorii Y z najwyższą marżą;

    Niektóre systemy PIM pozwalają nawet na pobieranie statystyk zakupowych klientów i ich zachowania na sklepie, aby na ich podstawie umożliwić tworzenie modeli do tworzenia relacji (np. cross-sell dla produktów które sprzedały się najczęściej z tym produktem).

    • Zarządzanie słowami kluczowymi: słowa kluczowe lub tagi, mogą zostać dodane do różnych produktów. Ich zadaniem jest opisywanie elementów produktu (np. „T-shirt”, „czerwony”, „klasyczny”). Ich zastosowanie to wspomaganie wyszukiwarki na sklepie www, ale także wyszukiwarek internetowych. Aby jednak uniknąć sytuacji, gdzie różne słowa używane są do opisania tej samej rzeczy (np. „tshirt”, „t-shirt”) tworzy się jedną listę tagów, która może być edytowana i zarządzana a z której pobiera się słowa do przypisania do produktów.
    • Atrybuty ograniczone czasowo: niektóre z atrybutów produktów mogą być aktualne tylko przez określony czas. Przykładem są certyfikaty wydawane produktom które z założenia i obowiązku prawnego mają swoją „datę przydatności”. Po wygaśnięciu certyfikatu produkty nie mogą zwierać niektórych oznaczeń, a czasami nie mogą być nawet dłużej sprzedawane. Zarządzanie tymi atrybutami także wchodzi w skład procesu zarządzania wzbogacaniem produktu i wymaga uwagi zespołu PIM a także mechanizmów informujących o zbliżającym się końcu ważności wskazanych atrybutów.

    Procesy PIM: Działania masowe

    Działania masowe to także procesy PIM. Mogą być w praktyce rozważane jako część procesów wzbogacania danych. Proces ten jest jednak tak istotny, że zasługuje na oddzielne opisanie.

    Im więcej produktów trafia do systemu PIM tym bardziej potrzebne są mechanizmy masowego modyfikowania produktów. Przykładowo, kolor produktu i wszystkich jego wariantów musi zostać zmieniony z „czerwonego” na „krwistoczerwony” lub 100 produktów musi zostać przypisanych do nowej kategorii. Niektóre z kluczowych w tym procesie funkcjonalności to:

    • Filtrowanie danych: systemy PIM muszą pozwalać na filtrowanie całej bazy, pokazywanie wyników i wykonywanie działań na tych wynikach.
    • Masowe działania w systemie: idealnie jakby działania masowe mogły być wykonane w samym systemie PIM. Często jest tak, że wyniki procesu filtrowania mogą zostać pobrane w formie arkusza kalkulacyjnego i zaimportowane po zmianach ponownie. Im więcej zmian da się jednak dokonać w samym systemie tym proces staje się szczelniejszy i szybszy.
    • Import/eksport danych filtrowanych: jak wyżej, mimo, że im więcej da się zrobić w samym systemie tym lepiej, to istnieją takie zadania, do wykonania które bez użycia arkusza kalkulacyjnego mogą być niewykonalne. Ważne, aby system pozwalał na eksport filtrowanych danych i ich ponowny import po zmianach.
    • Przywracanie danych po działaniach pasowych: idealnie, aby system zapewniał możliwość cofnięcia zmian masowych.
    • Raport dokonanych zmian: system powinien zapewniać raport dokonanych zmian wprowadzonych działaniami masowymi. Raport ten powinien być także zapisany a same zmiany wpisane w historię zmian produktu.

    Użyteczność systemów PIM do wzbogacania danych jest chyba najważniejszą jego cechą. Wiele systemów PIM zmaga się, z jak to określają, „Paradygmatem arkusza kalkulacyjnego”. Użytkownicy końcowi są zmuszani do częstego obsługiwania zmian w systemie przy użyciu arkusza i funkcji importu i eksportu. Jest to bardzo łatwa ścieżka rozwiązywania wielu problemów. Jej rezultatem jest przywiązanie użytkowników do arkusza i nierozwijanie samego systemu PIM. Droga ta szybko prowadzić do wielu błędów i trudności w zarządzaniu całym procesem PIM.

    Zarządzanie importem/eksportem danych

    Podstawową funkcją systemów PIM jest integrowanie, importowanie i eksportowanie danych do i z systemu PIM. System powinien pozwalać na:

    • Wybór danych do eksportu lub importu, oraz, jeśli jest taka potrzeba, dalsze filtrowanie asortymentu wewnątrz już wybranego zakresu;
    • Tworzenie mapowania poprzez definiowanie relacji pomiędzy danymi źródłowymi a tymi obecnymi w PIM. Często mapowanie odbywa się też w drugą stronę. Mapujemy dane z PIM do schematu narzucanego przez miejsce, do którego dane mają trafić (Np. google shopping);
    • Definiowanie konwersji miar i walut z danych źródłowych do PIM;
    • Definiowanie zasad walidacji dla danych przychodzących np. zakres możliwości atrybutu to -5 do 5. Jeśli atrybut ma wartość 100 to pozostaw go pustym. Jeśli wartość to ponad 200 nie importuj całego produktu.
    • Harmonogram, który pozwoli określić częstotliwość wykonywania importu/eksporty, dokładne godziny i dni itp.

    Import i eksport danych to kluczowy proces, który często jest częścią wszystkich pozostałych procesów w systemie PIM (dane podstawowe, lokalizacje itp.).

    Pozostałe wpisy:

    Moje usługi:

    Źródła: