Przejdź do treści
Strona główna » Centrum wiedzy » #4.2 Procesy PIM

#4.2 Procesy PIM

    Procesy PIM: Zarządzanie klasyfikacją i atrybutami

    Zarządzanie klasyfikacją

    Procesy PIM to między innymi proces zarządzania klasyfikacją obejmuje tworzenie i edytowanie klas, hierarchii klasyfikacji oraz zarządzanie powiązaniami z atrybutami. Powiązania atrybutów z klasami nie muszą się ograniczać do relacji 1:1. W praktyce atrybuty powiązywane są z wieloma klasami. Dopuszcza się istnienie dwóch klas z dokładnie takimi samymi atrybutami. Jeśli nazwy klas są wykorzystywane (a są niemal zawsze) i jeśli z nazwy klasy wynika różnica pomiędzy produktami w tych klasach to sytuacja ta jest dopuszczalna. Np. bardzo prawdopodobnym jest, aby kubki i filiżanki należały do różnych klas, które jednak będą posiadały taki sam zestaw atrybutów. Często wykonuje się także rozbudowę danych danych dotyczących klas o ich opisy, kontrolę dostępu itp. Nomenklatura PIM nie jest niestety spójna. Klasy nazywa się czasem rodzinami czy zestawami. Warto wiedzieć jednak, że kategorie to nie klasy i na odwrót.

    Zarządzanie atrybutami

    O tym czym są atrybuty można przeczytać tutaj. Warto odnieść się jeszcze do kwestii sortowania. Mamy możliwość sortowania atrybutów w klasie, podobnie jak produkty w kategoriach. Możemy, w zależności od systemu PIM, porządkować atrybuty w grupy (wspominałem o nich wcześniej) i sortować je w tych grupach. Możemy również sortować całe grupy atrybutów.

    Często zarządza się także dostępnością i zróżnicowaniem atrybutów w zależności od kanału czy lokalizacji.

    Systemy standardów klasyfikacji

    Istnieje wiele gotowych, predefiniowanych systemów klasyfikacji produktów. Ich zastosowanie pomaga na dwa główne sposoby:

    • Ułatwia przepływ danych: jeżeli dostawca danych korzysta z klasyfikacji, którą wdrożyliśmy także u nas to nie ma potrzeby mapowania klas i atrybutów – będą one zgodne (w ramach najnowszej wersji klasyfikacji). Podobnie w kwestii udostępniania naszych danych podmiotowi, który taką klasyfikację posiada.
    • Przyśpiesza proces tworzenia modelu danych: z gotową klasyfikacją nie musimy zastanawiać się nad atrybutami „technicznymi”, tymi które nie są globalne i opisują specyficzne cechy (zazwyczaj techniczne) produktu. Wszystko mamy gotowe do użycia dzięki gotowemu systemowi.

    Przykładowe standardy klasyfikacji

    Kilka przykładowych systemów klasyfikacji:

    • Central Product Classification (CPC): rekomendowany przez Komisję Statystyki ONZ system klasyfikacji towarów. Autorzy stworzyli go z myślą o międzynarodowym organizowaniu i analizie danych przemysłowych. Klasyfikacja ta składa się z sekcji, dywizji, grup, klas i podklas. Kodowanie wykonuje się za pomocą jednocyfrowych oznaczeń. Przykładowo sekcja podklasa 9, w klasie 8, w grupie 1, w dywizji 2 i w sekcji 0 będzie posiadała kod 02189. Klasyfikacja ta opisuje bardzo szerokie spektrum rodzajów produktów (w tym np. spożywcze) a także usług. Poszczególne elementy klasyfikacji CPC ustalane są przez międzynarodową komisję.
    • Classification of Products by Activity (CPA): system klasyfikacji towarów I usług opracowany przez Unię Europejską. Pod wieloma względami klasyfikacja ta podobna jest do klasyfikacji CPC. Głównym celem klasyfikacji oraz jej fundamentem są statystyki. Klasyfikacja tę rozszerza się na podstawie statystyk i wykorzystuje do tworzenia statystyk. Jej struktura to:
      • pierwszy poziom: 21 sekcji (kod alfabetyczny);
      • drugi poziom: 88 działów (dwucyfrowy kod numeryczny)
      • trzeci poziom: 261 grup (trzycyfrowy kod numeryczny)
      • czwarty poziom: 575 klas (czterocyfrowy kod numeryczny)
      • poziom piąty: 1 342 kategorii (pięciocyfrowy kod numeryczny)
      • poziom szósty: 3 142 podkategorii (sześciocyfrowy kod numeryczny).

    Dane według ec.europa.eu

    • eClass: zapisywany także jako eCl@ss. Standard klasyfikacji i opisów produktowych opracowany w celu ułatwienia wymiany danych pomiędzy dostawcami i firmami handlowymi. eCalss jest w zasadzie standardem wywodzącym się z branży energetycznej w Niemczech i rywalizuje z UNSPSC. W 2006 roku eCalss połączył siły ze standardem ETIM który jest najbardziej znanym standardem w branży elektrycznej. W ostatnich latach standard ECLASS znacznie się rozwinął. Obecnie zawiera ponad 45 000 klas i prawie 52 000 słów kluczowych (wersja 11.0).
    • Electro-Technical Information Model (ETIM): jest to inicjatywa ustandaryzowania danych produktowych i ich wymiany w branży elektrycznej i elektronicznej. Transfer danych odbywa się za pomocą plików BMECat XML. Standard ten obecnie dominuje nie tylko rynek elektroniczny i elektryczny. Autorzy stale rozszerzają klasy i dostępne atrybuty o kolejne branże w tym sanitarne, instalacyjne, grzewcze itp.

    Powyższe przykłady to tylko mała cząstka ze wszystkich dostępnych standardów.

    Zarządzanie atrybutami złożonymi

    Oprócz normalnego rodzaju atrybutów, które omówiliśmy wcześniej wiele systemów PIM udostępnia także bardziej rozbudowane typy atrybutów. Posiadają one różne możliwość jak np. budowanie odrębnej struktury danych w ramach tych atrybutów.

    Dobrym przykładem, aby zobrazować to zagadnienie są np. pompy ciepła. Posiadają one cechę „moc akustyczna”. Cecha ta jednak zależy od temperatury w której pracuje pompa i jej obciążenia. Podobne zależności będą zachodziły przy atrybutach takich jak „wydajność energetyczna” czy „zużycie energii”. Taki rodzaj struktury możemy umieścić np. w atrybucie tabeli, grafu czy wizualizacji.

    Procesy PIM: Zarządzanie miarami

    Procesy PIM zawierają w sobie także proces zarządzania miarami. Możemy wykorzystać jednostki miar do opisywania atrybutów produktów które wyrażane są poprzez konkretną miarę oraz do konwersji wartości według potrzeb. Większość systemów PIM wspiera zarządzanie tymi jednostkami. Odbywa się to na różny sposób i z różnymi ograniczeniami w zależności od konkretnego systemu.

    Miary standardowe

    Wszystkie systemy PIM wspierają standardowe miary takie jak:

    • Długość: mm, cm, dm, km
    • Waga: g, kg, t
    • Itp.

    Nawet dla tego rodzaju miar należy tworzyć definicję określającą jaka faktycznie miara i jednostka ma być zastosowana dla konkretnego atrybutu. Zdarza się bowiem, że w różnych krajach jedna jednostka może oznaczać więcej niż jedną miarę. W danych źródłowych może się np. pojawić jednostka „funt”. System i pracownicy PIM muszą mieć pewność czy chodzi o walutę czy imperialną miarę wagi.

    Takie rozterki mogą często wydawać się trywialne, ale nic bardziej mylnego. Po pierwsze, pracownicy w działach PIM mają jak najskuteczniej i optymalniej uzupełniać i zarządzać bazą. Każdy element do „zastanowienia”, nawet jeśli wydaje się być prosty, jest elementem opóźniającym oraz miejscem występowania potencjalnych błędów.

    Jak AI widzi jednostki miar

    Zdjęcie 18 Jak AI widzi jednostki miar

    Miary niestandardowe

    Bardzo często pojawia się potrzeba definiowania własnych miar w ramach przedsiębiorstwa. Większość systemów PIM pozwala na dodawanie dodatkowych miar. Przydają się one do opisywania bardzo konkretnych parametrów technicznych. Przykładowo dodatkowe dane dotyczące produkcji i zastosowania produktu (np. ilość zadrukowanych kartek papieru na jeden toner z tuszem).

    Konwersja miar

    Konwersje miar są elementem najważniejszym w całym tym zagadnieniu. Bez możliwości konwersji systemy miar miałyby zastosowanie tylko reprezentacyjne oddzielając wartość danego atrybutu od jednostki, w której jest ona wyrażona. Konwersje pozwalają na proste zmiany z np. cm na metry czy mile, ale także na bardziej zaawansowane kalkulacje. Możemy wykorzystać konwersję także do ujednolicania danych pochodzących z różnych źródeł gdzie tę samą cechę opisuje się różną jednostką. Systemy PIM pozwalają często na konwersję walut. Opiera się ona na sztywnym kursie lub z użyciem integracji z API systemów kursu walut online. To jakie możliwości są dostępne w zakresie konwersji zależy od konkretnego systemu.

    Procesy PIM: Zarządzanie jakością danych

    Utrzymywanie wysokiej jakości danych możemy wspierać na kilka sposobów. Pierwszy krok, to ograniczenie możliwości wprowadzania danych tylko do danych ustrukturyzowanych i o wysokiej jakości. Wynika to z odpowiedniego przygotowania atrybutów w ramach tworzenia modelu danych. Przykładowo: określenie, że dany atrybut przyjmuje tylko wartości liczbowe które muszą zawierać dwa miejsca po przecinku i nie mogą być ujemne. Wskazanie, że nazwy produktów zawsze muszą zaczynać się od dużej litery i nie mogą posiadać całych wyrazów pisanych wielkimi literami itp.

    Aby dodatkowo upewnić się, że wprowadzane będą tylko poprawne dane powinniśmy korzystać z doświadczonych produktowo i techniczne (w zakresie PIM) pracowników odpowiedzialnych za ten obszar. Większość niespójności i błędów w danych można wykluczyć, jeśli pracownicy dobrze rozumieją zagadnienia związane z produktami i oczekiwania klientów.

    Należy jednak zaznaczyć, że bardzo rzadko zdarza się sytuacja, w której będziemy w stanie wprowadzić proces zarządzania jakością natychmiast i na wszystkich danych. Systemy PIM wdraża się często (najczęściej) w istniejących organizacjach, które posiadaj już dane (często zbierane wiele lat) lub pobierają dane z zewnętrznych źródeł i proces poprawiania ich jakości staje się elementem operacyjnym, obowiązkiem codziennym pracowników PIM a nie dwutygodniowym projektem.

    Istnieje kilka narzędzi wspierających prace nad jakością danych.

    Tworzenie raportów dotyczących bazy

    Raporty są potężnym narzędziem wskazujących błędy i niespójności w danych. Wiele raportów może skonfigurować już na początku pracy z systemem PIM:

    • Wskaż produkty które nie mają uzupełnionego wskazanego atrybutu;
    • Wskaż produkty bez powiązania do kategorii;
    • Wskaż produkty powiązane z dwoma kategoriami lub więcej (jeśli jest to sytuacja niewskazana w naszej bazie);

    W raz z pracą na bazie z wykorzystaniem systemu PIM pojawiać się będą kolejne niespójności dla których będzie można utworzyć raporty. Np.

    • Wskaż produkty, per kategoria których cena różni się (na plus lub minus) o przynajmniej 50% względem pozostałych – często takie raporty dotyczą konkretnych kategorii w których wystąpienie towaru o wiele tańszego lub droższego wskazuje na błąd ceny lub błędną kategorię tego towaru;
    • Wskaż produkty, których EAN są takie same – zdarza się tak, że kilku dostawców sprzedaje ten sam towar, ale nazwy, ID czy ceny tych towarów różnią się. Dzięki sprawdzeniu kod EAN często (ale nie zawsze) udaje się wychwycić takie sytuacje;
    • Wskaż produkty które nie zmieniły ceny w ciągu ostatniego roku a są aktywne;
    • Itp.

    Bazując na moim doświadczeniu, raporty te (a dokładniej to ich wyniki) są często bardzo istotne z punktu widzenia wielu procesów. Niektóre błędy które potrafią wskazać takie raporty mogą wręcz narazić organizację na stratę lub ogrom pracy przy korektach faktur. Dlatego też, dla najważniejszych, wdraża się powiadomienia email lub nawet SMS, aby usprawnić reakcję na błędy krytyczne.

    Obsługa logów i błędów

    Logi błędów dają wgląd w ogólny przegląd zmian w danych i błędów które pojawiły się w związku z nimi i mogą wymagać uwagi działu PIM.

    Logi będą dla nas przydatne, wręcz niezbędne, jeśli posiadamy wiele integracji z systemami zewnętrznymi a także korzystamy z mechanizmów które np. są uruchamiane w nocy i nie sprawujemy nad nimi kontroli na żywo. Dostawca może zmienić jakieś dane, z których korzysta integracja lub dodawać nowe których jeszcze nie obsługujemy (np. nowy kolor który nie jest wprowadzony w naszym atrybucie wyboru „kolor”).

    Większość systemów PIM posiada logi, ale nie wszystkie są dokładne, potrafią zapisywać błędy i ostrzeżenia importów czy wspierać analizę. Dobrze prowadzona obsługa błędów pozwala nie tylko wystarczająco szybko uświadomić pracowników PIM o błędach, ale np. przeprowadzić cofnięcie zmian danego importu, aby wykonać go ponownie tym razem manualnie.

    Kontrola zmian dokonanych przez użytkowników

    W ramach codziennej pracy z systemem PIM istotne jest, aby określić konkretne uprawnienia użytkowników i grup użytkowników (omówimy to w treści związanej z uprawnieniami).

    W ramach tematu jakości danych musimy jednak wspomnieć o konieczności przechowywania informacji o tym jaki użytkownik dokonał jakiej zmiany na jakim obiekcie. Dodatkowo ważna jest funkcjonalność pozwalająca osobie zarządzającej nie tylko śledzić te prace i sprawdzać zaangażowanie pracowników, ale także, w sytuacjach kryzysowych, cofnąć wprowadzone dane. Większość systemów PIM dostarcza takich możliwości.

    Procesy PIM: Zarządzanie cyklem życia produktu

    Cykl życia produktu określa czy i jak produkt jest prezentowany klientowi.

    Przykład takiego cyklu oparty na kodzie alfabetycznym:

    • A = nowy produkt, przed sprzedażą, brak możliwości zakupu.
    • B = nowy produkt, przed sprzedażą, można go kupić w przedsprzedaży.
    • C = produkt w sprzedaży, może zostać zakupiony.
    • D = produkt wycofywany, sprzedaż zostaje ograniczona.
    • E = produkt dostępny do wyczerpania zapasów.
    • F = produkt wycofany, niedostępny do zakupu, ale z aktywnym wsparciem.
    • G = produkt archiwalny, bez możliwości zakupu, bez wsparcia.

    Skrupulatne zarządzanie cyklem życia produktu pozwala na dokładniejszą kontrolę nad pewnymi procesami biznesowymi:

    • Produkt ze statusem B może być opublikowany i zamówiony w przedsprzedaży, ale nie może zostać dostarczony.
    • Produkt ze statusem D jest automatycznie pokazywany ze statusem „Ostatnie sztuki”.
    • Produkt ze statusem E nie jest dłużej publikowany w aktywnej sprzedaży, ale może zostać zamówiony jako zamiennik innego produktu.
    • Produkt ze statusem F nie pojawia się w sprzedaży, nie można go wyszukać na stronie sklepu, ale w historii zamówień klient może zobaczyć zamówiony produkt, wejść na jego stronę i np. pobrać instrukcję obsługi.

    Mamy możliwość szerszej rozbudowany systemu zarządzania cyklem życia produktu i np. wdrożyć działanie w synergii z workflow PIM. Podkreślam jednak, że systemy PIM nie są najlepszymi do zarządzania procesem cyklu życia produktu jako takim. Za pomocą statusów jesteśmy w stanie określać, gdzie produkt znajduje się w tym cyklu, sale samo zarządzanie np. konceptami czy wariantami (w rozumieniu projektowania produktu) nie może być i nie powinno być na siłę odwzorowywane w systemach PIM.

    Procesy PIM: Zarządzanie publikacją

    Procesy PIM zawierają proces zarządzania publikacją. Określna on specyficzne zasady publikacji asortymentu w zależności od kanału i lokalizacji, do której dane produktowe mają trafić. Obszar ten skupia się na tym czy produkt ma się pojawić na danym kanale/lokalizacji.

    Często zdarza się, że pomimo podstawowych statusów produktów (np. status C w sprzedaży) istnieją dodatkowe zasady i ograniczenia dotyczące konkretnego kanału czy kraju. Możemy część produktów wycofać z jednej lokalizacji ze względów prawnych lub logistycznych.

    Zarządzanie publikacją jest tak naprawdę obsługą wyjątków od podstawowego zarządzania cyklem życia produktu (statusami produktów).

    Pozostałe wpisy:

    Moje usługi:

    Źródła: