Przejdź do treści
Strona główna » Centrum wiedzy » #4.1 Procesy PIM

#4.1 Procesy PIM

    Zarządzanie informacją produktową to zbiór wielu procesów (które określam jako Procesy PIM) związanych pośrednio lub bezpośrednio z danymi produktowymi i czynnościami wykonywanymi w ramach tych danych. W zależności od konkretnego przedsiębiorstwa procesy te mogą się różnić od definicji, być bardziej lub mniej istotne lub nawet nie występować.

    Lista procesów PIM które wymieniłem pochodzi z niewielu (niestety) materiałów w tematyce PIM oraz z mojego doświadczenia. Znajomość tych procesów jest kluczowa aby poprawnie przeprowadzić proces wyboru systemu PIM i jego wdrożenia. Treści te skupiają się nie na konkretnych elementach modelu danych ale na czynnościach wykonywanych na danych.

    Procesy PIM: Zarządzanie danymi podstawowymi

    Pierwsze procesy PIM które opiszę to te traktujące o zarządzaniu danymi podstawowymi (Master Data Management). Dane podstawowe definiują główne informacje o produktach. Typowe dane podstawowe to m.in. ID produktu, data utworzenia, cena, status, czas dostawy itp. Są to, co do zasady, niezbędne dane do zapewnienia działania procesów logistycznych i sprzedażowych. W większości przypadków dane te generuje system ERP. Dane te mogą pochodzić też od dostawców. Dane podstawowe są fundamentem bez którego nie tylko nie można przeprowadzić procesów sprzedażowych czy logistycznych ale też rozpocząć wzbogacania danych produktowych.

    W ramach zarządzania danymi podstawowymi wykonuje się kilka czynności które nazwać możemy podprocesami.

    Importowanie danych podstawowych

    Import danych podstawowych zawiera w sobie kilka kroków jak np. sprawdzenie czy importowany produkt istnieje w systemie PIM i jeśli nie to utworzenie go i wówczas pobranie danych podstawowych. Importowanie danych podstawowych nie zawsze opiera się tylko na danych posiadanych przez organizację, często korzysta się z danych od dostawców czy też z zewnętrznych bibliotek danych produktowych. Wszystko zależy od rodzaju organizacji.

    Firmy przechowujące w PIM własny asortyment zazwyczaj będą same generowały dane podstawowe. Firmy „pośredniczące”, czyli dystrybutorzy, hurtownie itp. będą częściej opierać się na danych od dostawców czy z innych źródeł. Często zdarza się tak, że część danych podstawowych pochodzi z zewnętrznego źródła a część dodawanych jest wewnętrznie. Bardzo częstą praktyką jest np. dodawanie wewnętrznego kodu produktu w szczególności, jeśli organizacja korzysta z danych od wielu dostawców. Nie można wówczas założyć, że wśród asortymentu wszystkich dostawców nie znajdzie się takich produktów które będą miały ten sam kod – a ten musi być unikalny. Wdraża się wówczas własny identyfikator który jest podstawowym identyfikatorem w danej organizacji (często jest to podstawowy kod produktu dostawcy + prefiks lub sufiks z oznaczeniem dostawcy).

    Jak AI widzi procesy PIM

    Zdjęcie 17 Jak AI widzi procesy PIM

    Synchronizacja

    Najważniejszą częścią tego procesu jest modyfikacja danych w systemie PIM wykorzystując synchronizację z innymi systemami. Kluczowe jest, aby proces ten przejrzyście opisać przy okazji definiowania modelu danych produktowych.

    • Które wartości importujemy tylko raz a później w pełni zarządzamy nimi w PIM?
    • Które wartości synchronizuje się cyklicznie i jak często?
    • Które wartości stanowią podstawę do synchronizacji dla innych systemów i w jaki sposób to działa?

    Proces synchronizacji zazwyczaj jest automatyzowany. Istnieją jednak mechanizmy które nie działają w pełni automatycznie lub umożliwiają dodatkową ręczną synchronizację jako opcję dodatkową poza tą automatyczną. Często mechanizmy synchronizacji danych podstawowych do E-Commerce działają w taki sposób. Z jednej strony uruchomia się złożoną synchronizację automatyczną która w różnej częstotliwości aktualizuje różne dane. Z drugiej strony operatorzy PIM otrzymują dodatkową funkcję „Szybkiego importu” która po wywołaniu aktualizuje wybrane dane w miejscu docelowym natychmiast (np. żeby sprawnie wyeliminować krytyczne błędy w danych które trafiły na kanał E-Commerce).

    Procesy PIM: Konsolidacja danych dostawców

    Częstą sytuacją z którą trzeba sobie także poradzić jest dostarczanie tego samego produktu przez wielu dostawców. W większości przypadków będzie nam jednak zależało aby zaprezentować tylko jeden z tych produktów. W związku z tym, musimy scalić, skonsolidować i wybrać dane o tym samym produkcie od wielu dostawców. Takie sytuacje dają czasami wymierne korzyści w szczególności, jeżeli jeden dostawca przesyła dobrej jakości opis, drugi świetnie opisane atrybuty techniczne a trzeci zdjęcia w dobrej jakości. Mamy wówczas możliwość stworzyć jeden widok produktu ze wszystkimi najlepszymi danymi.

    Proces konsolidacji tych danych jest niestety często trudny. Szczególnie, jeśli sytuacje te zdarzają się u wielu dostawców, dotyczą wielu produktów i nie ma zasady u którego dostawcy zawsze najlepszy jest opis a u którego zdjęcie. System PIM musi produkt po produkcie decydować które dane od którego dostawcy zaimportować. Jeśli jednak uda nam się stworzyć definicje jakie dane od jakiego dostawcy pobrać to wiele systemów PIM pozwala na administrowanie tymi ścieżkami i zasadami importowania danych bez potrzeby programowania.

    Pobieranie danych konkurencji

    Dane produktowe pobrane ze stron konkurencji także mogą być wykorzystane w systemie PIM. Taka funkcjonalność może być pożądana z kilku względów. Crawler lub scraper danych może pobierać dane ze stron konkurencji i importować je do systemu PIM.

    Dane te mogą posłużyć do porównania jakości i ilości danych produktowych z konkurencją i określenie które produkty są lepiej opisane u konkurencji, jakie produkty występują w asortymencie konkurencji a u nas nie i odwrotnie. Bardzo potężne możliwości drzemią w porównywaniu cen. Istnieje także możliwość automatycznego dostosowywania cen według danych od konkurencji według określonych reguł.

    Funkcje pozyskiwania danych ze stron konkurencji mogą także służyć do uzupełniania braków we własnej bazie natomiast jest to niezgodne z prawem i etyką biznesową i jest to zwyczajnie kradzież. Większość krajów posiada zapisy kwalifikujące takie działanie jako przestępstwo lub wykroczenie. Zdarza się jednak, że to sami dostawcy kierują nas na własne strony w celu pozyskania danych. Często wynika to z braku odpowiednio rozwiniętej infrastruktury w zakresie PIM/IT po stronie dostawcy. W takiej sytuacji sam proces i narzędzia do automatyzowania procesu pobierania danych ze stron mogą się okazać niezbędne.

    Zarządzanie marką

    Procesy PIM zawierają w sobie elementy zarządzania marką. Produkty posiadają producenta (firma, która produkuje towar), dostawcę/dystrybutora (firma, która dostarcza produkt) oraz markę/brand (nazwę (nie produktu) pod którą sprzedawane są towary). Lista tych wszystkich elementów musi być zarządzana.

    Także tutaj import danych i ich synchronizacja może być niezbędna, jako że firmy mogą posiadać wiele tysięcy producentów, dostawców i marek.

    Elementy te są często przyczyną wielu mniejszych lub większych błędów. Kilka z nich to:

    • HOB-S-12: Użycie kodu zamiast faktycznej nazwy marki. W tym przypadku HOB12 dla Letnia kolekcja House of Benetton 2012
    • 8mm/8MILLIMETER: Różne nazwy użyte w obrębie tej samej marki. Błąd taki może się wydawać nieistotny, ale wygląda to nieprofesjonalnie po udostępnieniu tych towarów na różnych kanałach.
    • Brak marki: Produkt nie posiada nazwy marki. Przy filtrowaniu czy wyszukiwaniu produktów danej marki użytkownik nie zobaczy wszystkich propozycji.

    Rozwiązanie tego typu błędów może odbyć się w systemie PIM. Oczywistym jest, że idealne rozwiązanie to poprawa i standaryzacja tych danych w ich źródle. Dane od dostawcy powinny być w teorii poprawne i ustandaryzowane. Praktyka pokazuje jednak, że czasami szybciej i łatwiej jest rozwiązać takie problemy po stronie PIM. Czasami wynika to z pewnych kwestii politycznych i stosunków z dostawcami. Czasami jest tak, że sprzedaż towaru danego dostawcy jest istotna z punktu widzenia firmy i brak poprawnych danych i procesów PIM u dostawcy jest akceptowana jako cena dodania asortymentu do sprzedaży.

    Zarządzanie marką a możliwości systemów PIM

    Większość systemów PIM posiada mechanizmy mapowania danych które pozwalają przekształcać dane wejściowe ze źródła na dane docelowe w systemie PIM.

    Niektóre systemy PIM pozwalają także na rozbudowę danych dotyczących marek. Przykładowo udostępniają funkcję umieszczania marki tylko jako atrybutu przy produkcie. Są też takie które pozwalają na więcej, np. na tworzenie hierarchii i odrębnego systemu kategoryzacji według marki czy producenta, który dodatkowo pozwala na zamieszczanie logo czy też opisów marki np. PIMCore lub Akeneo z modułem Custom Entity Bundle.

    Zdjęcie 14 Użycie różnych nazw marki (Źródło: MenAtWork.nl)

    Procesy PIM: Zarządzanie produktami złożonymi

    Firmy często sprzedają nie tylko pojedyncze produkty, ale także produkty złożone z wielu produktów. Omawiając wszystkie procesy PIM trzeba także ująć właśnie zarządzanie produktami złożonymi choć zazwyczaj jest to jeden z mniej newralgicznych procesów. Kilka typów takich złożeń:

    • Pakiety: pakiety są zazwyczaj rodzajem kreacji marketingowej. Są to często zgrupowania kilku produktów mających ze sobą związek w jeden lecz oddzielnym ID. Często stosuje się inną cenę i dostępność takich pakietów. Co istotne, produkty te mogą zostać zakupione też osobno.
    • Zestawy: zestawy zawierają kilka elementów, których nie można zakupić osobno. Zestawy stosuje się, kiedy zakup pojedynczego elementu tego zestawu nie miałby sensu. Przykładem mogą być klawiatury bezprzewodowe sprzedawane z odbiornikiem podłączanym do komputera. Każdy z tych elementów, na potrzeby logistyczne, posiada własne ID i nazwę, ale nie są sprzedawane osobno, ponieważ odbiornik pasuje tylko do konkretnej klawiatury i jest bezużyteczny bez niej.
    • Produkty uzupełniające: są to zestawy produktów które do siebie pasują i zazwyczaj kupowane są razem. Poszczególne ich elementy znajdują się jednak w sprzedaży. Przykładem są np. zestawy ogrodowe jak stół i cztery krzesła. Kupuje się je zazwyczaj razem, ale istnieje możliwość dokupienia dodatkowego krzesła czy stołu.

    Wszystkie te rodzaje produktów muszą być obsługiwane w systemie PIM. Jak wcześniej, wszystko zaczyna się od importu i synchronizowania danych produktów złożonych będących już w PIM. Bardzo często jednak produkty złożone należy utworzyć już w systemie PIM bez możliwości ich importu. Systemy PIM posiadają mechanizmy do zarządzania relacjami tak aby móc sprawnie wiązać ze sobą produkty, zmieniać je itp.

    Tworzenie wariantów produktów

    Większość systemów ERP, w przeciwieństwie do PIM, nie odróżnia wariantów pod produktów. Systemy PIM muszą wspierać tworzenie produktów i produktów z wariantami. Wykonywanie tej pracy ręcznie jest możliwe w jakiś szczególnych sytuacjach natomiast w większości rzeczywistych przypadków, proces ten musi być automatyzowany. Możliwość takiej automatyzacji zależy w ogromnej mierze od możliwości identyfikacji produktów i wariantów po danych znajdujących się w ERP lub innym źródle. Jeśli istnieje możliwość jednoznacznego zdeterminowania tych elementów danymi z ERP to będzie istniała możliwość powiązania ich w sposób automatyczny w PIM.

    Przykładowo:

    SKU w ERPProdukty w PIMWarianty w PIM
    123456-001;
    123456-002;
    123456-003;    		123456123456-001;
    123456-002;
    123456-003;

    Niestety większość danych dostępnych przed wdrożeniem systemów PIM jest zazwyczaj mniej ustandaryzowana. Potrzebne są wówczas bardziej zaawansowane reguły lub czyszczenie danych, aby obsłużyć to zagadnienie. W zasadzie wszystkie dane podstawowe mogą być przydatne w tworzeniu reguły zakładania towarów i ich wariantowania.

    Przykład bardziej złożonych reguł:

    • Jeśli nazwa kategorii w ERP jest taka sama;
    • I jeśli nazwa dostawcy jest taka sama;
    • I jeśli pierwsza część nazwy jest taka sama dla tych produktów;
    • Wówczas połącz SKU produktów w jeden produkt i wskaż produkty, z których złożono to SKU;

    Są jednak takie sytuacje, że bez żmudnej pracy ręcznej nie uda się wykonać wariantowania. W przypadku dużej bazy jak np. 100 tysięcy pozycji zadanie takie może zająć wiele miesięcy. Procesy PIM to także zarządzanie wariantami, ich tworzenie, modyfikacje i utrzymanie.

    Procesy PIM: Zarządzanie kategoriami

    Import, synchronizacja i zarządzanie kategoriami

    Podobnie jak w przypadku danych podstawowych również kategorie możemy importować i synchronizować z ERP. Drzewo kategorii z systemu ERP jest często zaimportowane jeden do jednego w systemie PIM jako główne drzewo kategorii.

    Podobnie jak w przypadku danych podstawowych mapowanie danych będzie niezbędną funkcją także w przypadku drzewa kategorii. Szczególnie jeśli, co oczywiste, stworzymy drzewo kategorii marketingowych bardziej dopasowanych do potrzeb klientów. Wówczas mapowanie kategorii i przypisanych do nich produktów pozwoli połączone z kategoriami (drzewa głównego) produkty podpinać także w kolejnych kategoriach (np. drzewa kategorii marketingowych).

    Rozbudowa danych dotyczących kategorii

    Również kategorie możemy wzbogacić o dodatkowe dane w niektórych systemach. Typową rozbudową jest:

    • Dodanie opisu kategorii;
    • Dodanie zdjęcia do kategorii;
    • Ustawianie uprawnień do kategorii i produktów połączonych z tą kategorią.

    Zarządzanie drzewem kategorii

    Zarządzanie kategoriami niekoniecznie jest tak proste jak się wydaje. Opisując procesy PIM będzie wiele takich która bez głębszej analizy zdają się być banałem. Przykładowo dla kategorii: drzew kategorii może być wiele i mogą być mocno rozbudowane. Produkty mogą być powiązane z wieloma kategoriami. Usunięcie kategorii, która posiada podkategorie wiąże się z utratą podkategorii (niektóre systemy PIM potrafią w takiej sytuacji zachować podkategorie i opisać je jako „nieprzypisane).

    Czasami pojawiają się potrzeby związane z przeniesieniem kategorii w inne miejsce w drzewie. Przy wszystkich czynnościach związanych z kategoriami należy pamiętać o produktach które są do nich powiązane. Należy przy pracach tych spoglądać z punktu widzenia produktu: jak zachowanie się produkt/produkty, kiedy zmienimy kategorię, w której się znajduje. Przy okazji tego zagadnienia widać jak ważne są procesy kontroli danych. Pozwalają one wyłonić produkty które nie mają przypisanej kategorii, produkty z błędną kategorią lub takie które są przypisane do więcej niż jednej kategorii a nie powinny.

    Procesy PIM: Przypisywanie produktów do kategorii

    Bywa tak, musimy przypisać produkty do większej ilości drzew kategorii niż tylko do głównego drzewa kategorii. Można to zrealizować na kilka sposobów:

    Mapując elementy głównego drzewa kategorii do pozostałych drzew możemy sprawić, że produkty po przypisaniu do drzewa głównego automatycznie zostaną przypisane do odpowiednich kategorii w innych drzewach. Rozwiązanie to nie zawsze się sprawdza. Bywa bowiem tak, że drzewo główne nie jest tak szczegółowe jak jedno z innych drzew. Dwie kategorie z drzewa np. marketingowe mogą być w istocie jedną w drzewie głównym. Prosty system mapowania nie rozdzieli niestety samodzielnie tych produktów. Będą potrzebne dodatkowe zasady rozdzielania lub w ostateczności praca ręczna.

    Bardziej wyrafinowaną formą łączenia produktów do kategorii jest tworzenie specjalnych zasad. Zasady te mogą być różne i zależą od konkretnego przedsiębiorstwa. Niektóre systemy PIM pozwalają na tworzenie i wdrażanie takich zasad wbudowanymi funkcjami lub modułami. W innych jest to niemożliwe. Zasady te w praktyce są wyborem pewnych atrybutów i ich wartości. Na ich podstawie system identyfikuje produkty i przydziela je do wskazanych kategorii.

    Coraz częściej stosuje się automatyczne przypisywanie produktów do kategorii na podstawie ich klas a następnie wartości danych atrybutów (jeśli jest to potrzebne). Np. klasę: Powietrzne pompy ciepła i produkty do niej przypięte włączamy w kategorię „Pompy ciepła”. Jeśli produkt posiada aktywną promocję w atrybucie „Obniżka” to przenoszony jest do podkategorii „Pompy ciepła w promocji”.

    Rankingi i sortowanie produktów

    Procesy PIM to także te związane z funkcjami sortowania i filtrowania produktów i zarządzaniem danymi które są do tych procesów niezbędne. Grid produktowy (lista/siatka produktów na sklepie internetowym) domyślnie wyświetla wybraną kategorię (lub wyniki wyszukiwania). Na tej kategorii możemy ustawiać filtry czy wchodzić w poszczególne produkty. Istnieją inaczej skonfigurowane gridy jak np. ręczna konfiguracja grida produktowego na konkretny landing page. Jednak to właśnie grid oparty na kategorii jest tym podstawowym. Może nam zależeć, aby produkty wyświetlane w gridzie miały konkretną kolejność lub domyślny rodzaj sortowanie. Często wynika to np. z marży na dane produkty lub działań promocyjnych. Ustawienia takie są możliwe do wprowadzenia w większości systemów PIM. Ustawia się je właśnie na kategoriach a zarządzanie kolejnościami, filtrami i sortowaniem jest kolejnym oddzielnym procesem. Poprawność danych, kompletność danych i użyte klasy ograniczają możliwości w zakresie tego procesu.

    Pozostałe wpisy:

    Moje usługi:

    Źródła: