Przejdź do treści
Strona główna » Centrum wiedzy » #6.1 Wdrożenie systemu PIM

#6.1 Wdrożenie systemu PIM

    Nie sposób omówić wdrożenia systemu PIM czy wymienić niezbędne kroki. Proces wdrożenia jest zbyt obszerny i zależny jest od zbyt wielu czynników, aby móc go sprawnie opisać. Wdrożenie systemu PIM nie różni się też zbytnio od wdrożeń innych systemów wspierających procesy biznesowe a wyzwania są podobne.

    Skupimy się zatem na etapach i elementach wdrożenia, które są bardzo newralgiczne i przy których często popełniane są błędy. Niech takie podejście będzie listą wskazówek „czego nie robić” oraz „na co uważać”.

    Przygotowanie uzasadnienia biznesowego

    Opisywałem już korzyści biznesowe z wdrożenia systemu PIM (TUTAJ). Możemy użyć tej listy jako podstawa do tworzenia uzasadnienia biznesowego dla konkretnego przypadku/firmy. Lista ta może jednak być nadal niewystarczająca, jeśli chcemy przekonać zarząd do podjęcia decyzji o wdrożeniu. W związku z tym kilka wskazówek:

    • Nie skupiaj się na redukcji kosztów: po pierwsze w praktyce widzimy, że wdrożenie systemu PIM nie redukuje kosztów, lecz bardzo często je zwiększa. Bliższe prawdzie jest stwierdzenie, że wdrożenie systemu pozwala zrobić więcej w tym samym czasie i koszty w optymistycznej wersji pozostaną takie same. Po drugie przed wdrożeniem systemu PIM koszty procesów które będzie przejmował PIM są podzielone na wiele działów, ukryte i często niezauważalne. Po wdrożeniu systemu powstaje dział odpowiedzialny za zarządzanie informacją produktową, koszty się konsolidują i są łatwiej widoczne.
    • Skup się na zaletach strategicznych i taktycznych: wpływ wdrożenia PIM na przychody czy zwiększenie konwersji będzie również ciężki do udowodnienia. Lepiej nie korzystać z tego argumentu przy budowaniu uzasadnienia biznesowego, ponieważ dokładne zbadanie i zdefiniowanie wpływu wdrożenia PIM na przychody i konwersje będzie bardzo ciężkie. Zawsze jest wiele czynników które wpływają na konwersję czy przychód i trudno jest obronić tezę, że wdrożenie systemu miało wpływ i jaki. Lepiej skupić się na strategicznych zaletach wdrożenia systemu. Możliwość o wiele szybszego rozbudowania asortymentu, skrócenie czasu publikacji (TTM), kwestie prawne, ułatwienie zarządzania i kontroli nad danymi produktowymi itp.
    • Znajdź orędowników wdrożenia: wdrożenie systemu PIM jest często proponowane przez działy IT, jako że pozwalają one na uporządkowanie danych i stworzenie jednego źródła dla danych produktowych. Często jednak uzasadnienia biznesowe działu IT są niewystarczające w porównaniu, do kosztów które generuje wdrożenie. To działy które faktycznie do tej porty wykonują prace nad produktami (jeśli nawet o tym nie wiedzą) powinny naciskać na wdrożenie PIM. Chodzi np. o działy marketingu czy sprzedaży dla których strategiczne zalety wdrożenia są najistotniejsze.
    • Wywalcz czas: cały projekt wdrożenia systemu PIM to nie tylko jego implementacja w rozumieniu IT (a ta może trwać od miesiąca do 2 lat i dłużej – zależy od wybranego rozwiązania i poziomu skomplikowania). W ramach projektu będzie potrzebny też czas na zaprojektowanie zmian procesów i zmianę tych procesów a także na pozwolenie pracownikom nauczyć się i przyzwyczaić do zmian po wdrożeniu PIM. Po wdrożeniu niektóre procesy się wręcz wydłużają (chcemy mieć wzbogacone dane na odpowiednim poziomie przed ich publikacją). W całym projekcie „wiele się dzieje” i jeśli ustalimy termin podsumowanie zbyt wcześnie, to zapewniam, że będzie ono negatywne. Potrzebujemy przynajmniej 18 miesięcy od implementacji systemu, aby móc wiarygodnie i obiektywnie ocenić jakoś wdrożenia i jego wpływ na organizację.

    Wdrożenie systemu PIM: Dodatkowe aspekty uzasadnienia biznesowego

    Oto kilka dodatkowych aspektów, które warto uwzględnić:

    1. Poprawa jakości danych produktowych: System PIM umożliwia standaryzację i automatyczną walidację danych, co prowadzi do zmniejszenia ilości błędów i nieścisłości. Lepsza jakość danych przekłada się na zwiększone zaufanie klientów i potencjalnie niższą liczbę zwrotów z powodu niezgodności produktu z opisem.
    2. Efektywne zarządzanie wielokanałowością: W dzisiejszym świecie omnikanałowość to standard. PIM pozwala na łatwe zarządzanie informacjami o produkcie w różnych kanałach sprzedaży, co jest kluczowe dla utrzymania spójnego i aktualnego przekazu marki.
    3. Ułatwienie współpracy między działami: PIM jako centralne repozytorium danych ułatwia współpracę i wymianę informacji między różnymi działami organizacji, takimi jak marketing, sprzedaż, logistyka czy IT. To z kolei może prowadzić do usprawnienia procesów wewnętrznych i skrócenia czasu potrzebnego na wprowadzenie produktów do oferty.
    4. Wsparcie dla rozwoju i skalowania biznesu: System PIM ułatwia dodawanie nowych produktów, kategorii czy nawet ekspansję na nowe rynki dzięki wielojęzyczności i elastyczności w zarządzaniu asortymentem. Taka skalowalność jest niezbędna dla firm, które planują dynamiczny rozwój.
    5. Analiza i optymalizacja oferty produktowej: Zaawansowane systemy PIM oferują narzędzia do analizy danych, które mogą pomóc w identyfikacji trendów, preferencji klientów oraz optymalizacji oferty produktowej pod kątem rentowności czy popularności poszczególnych pozycji.
    6. Zwiększenie widoczności produktów w internecie: Dobre zarządzanie danymi produktowymi przyczynia się do poprawy widoczności w wyszukiwarkach i na platformach sprzedażowych. To z kolei może prowadzić do zwiększenia ruchu na stronach produktowych i wzrostu sprzedaży.
    7. Przygotowanie na przyszłe wyzwania rynkowe: W dobie szybkich zmian technologicznych i konsumenckich, elastyczność i możliwość szybkiego dostosowania do nowych wymagań stają się kluczowe. System PIM może być fundamentem do budowy przewagi konkurencyjnej, umożliwiając firmie szybką adaptację do zmieniającego się otoczenia.

    Przy tworzeniu uzasadnienia biznesowego dla wdrożenia systemu PIM, warto również przeprowadzić analizę ROI (zwrotu z inwestycji), która pomoże w kwantyfikacji oczekiwanych korzyści i związanych z tym kosztów. Takie podejście pozwoli na bardziej przekonujące argumenty na rzecz wdrożenia systemu PIM w organizacji.

    Doszacuj koszt

    Niedoszacowanie kosztów związanych z wdrożeniem systemu PIM zdarza się niezwykle często. Bardzo często bierze się pod uwagę tylko koszt licencji i zainstalowania systemu plus ewentualne modyfikacje i moduły. W rzeczywistości jednak wdrożenie systemu PIM to nie tylko instalacja narzędzia, ale zmiana wielu procesów wewnątrz organizacji a to wiąże się z różnymi kosztami. Często bywa tak, że należy zaktualizować niektóre oprogramowanie, zmienić licencje do pakietów biurowych czy systemów operacyjnych, zakupić lepsze zaplecze sprzętowe do obsługi większej ilości danych itp. Czas poświęcony przez różnych pracowników na spotkania, analizy i zmiany trybu pracy to także koszt.

    Bardzo trudno oszacować jest cały koszt przedsięwzięcia na początku. Czasami jest to niemożliwe szczególnie, że to w jaki sposób i z wykorzystaniem jakich modułów i systemów zostanie dostarczona pewna funkcjonalność (i czy w ogóle) zależy od wyników analiz przeprowadzanych już w ramach realizacji projektu. Na początku więc wiemy tylko tyle, że kosztować nas będzie analiza a jej wynik da obraz na konkretny koszt realizacji.

    Z tego właśnie powodu zaleca się dzielenie budżetowania na etapy. Każdy z tych etapów powinien zostać wyceniony jednak koszt kolejnych etapów wycenia się po zakończeniu poprzedniego.

    Oczywiście, biorąc pod uwagę różne wdrożenia i doświadczenie można wycenić niektóre elementy za pomocą widełek kosztów. Np.:

    1. Kosz zakupu licencji
    2. Koszt zakupu/wynajęcia serwera
    3. Koszt prac modułów
    4. Koszt zmian w systemie

    Jednak taki szacunek nie może być używany jako podstawa do rozliczenia, lecz ewentualne zorientowanie się czy firmę stać na wdrożenie.

    Rozważenie wszystkich możliwych kosztów związanych z wdrożeniem systemu PIM jest kluczowe dla zapewnienia jego sukcesu. Zignorowanie lub niedoszacowanie pewnych aspektów może prowadzić do znaczącego wzrostu wydatków, opóźnień w projekcie i potencjalnego niezadowolenia zarządu. Aby uniknąć tych pułapek, firmy powinny dokładnie analizować nie tylko bezpośrednie koszty licencji i wdrożenia, ale również koszty pośrednie, takie jak szkolenia dla pracowników, dostosowanie procesów biznesowych oraz utrzymanie i aktualizacja systemu po jego wdrożeniu.

    Jednym z często pomijanych elementów jest koszt migracji danych. Przeniesienie istniejących danych produktowych do nowego systemu PIM może być skomplikowane i czasochłonne, szczególnie jeśli dane te są niejednolite lub niekompletne. Koszt ten powinien obejmować analizę jakości danych, ich czyszczenie, ujednolicenie formatów oraz właściwe mapowanie do nowego modelu danych w systemie PIM.

    Innym ważnym aspektem jest koszt integracji systemu PIM z innymi systemami IT w organizacji, takimi jak ERP, CRM, e-commerce czy systemy MAM (Media Asset Management). Integracja ta jest kluczowa dla zapewnienia płynnego przepływu danych i efektywnego zarządzania informacjami o produktach, ale może również generować dodatkowe koszty, zarówno na etapie wdrożenia, jak i w trakcie późniejszego utrzymania.

    Należy również uwzględnić koszty związane z przyszłą skalowalnością i elastycznością systemu. W miarę rozwoju firmy i ewolucji jej potrzeb, system PIM może wymagać rozbudowy o nowe funkcje, moduły lub integracje. Inwestycja w system, który łatwo dostosowuje się do zmieniających się wymagań biznesowych, może przynieść oszczędności w dłuższej perspektywie, pomimo potencjalnie wyższego początkowego kosztu.

    Etapowe wdrażanie systemu PIM

    Zdjęcie 21 Etapowe wdrożenie systemu PIM

    Ustal zakres

    W fazie ustalania zakresu opisuje się strategię PIM. Strategia ta określa czego firma tak naprawdę oczekuje od wdrożenia systemu PIM. W ramach określania strategii warto przygotować scenariusz realizacji poszczególnych elementów projektu wdrożenia PIM. Przykładowo można określić, że jako pierwszy etap po uruchomieniu systemu unifikujemy wszystkie dane źródłowe i umieszczamy w PIM. Odtąd rozpoczynamy konfigurowanie strategii długiego ogona a następnie wdrażanie procesów poprawy jakości danych. Przygotowanie takiego scenariusza (roadmap) pozwala na trzymanie w ryzach wielkości podprojektów, aby dało się nimi zarządzać. Każdy podprojekt musi mieć dokładnie określone kryteria akceptacyjne. Jaka wartość ma zostać oddana i po oddaniu jakiej wartości możemy uznać, że podprojekt się zakończył.

    Istotne jest, aby kryteria akceptacyjne i zmiany w ich obrębie były doskonale znane całemu zespołowi. Szczególnie dział IT musi widzieć jakie są wymagania całego zespołu od wdrażanego systemu tak aby poprawnie dobrać i skonfigurować całą infrastrukturę soft/hardware.  Znaczenie ma bowiem to, czy będą wdrażane wydruki katalogów (inne wymagania co do przechowywania większej ilości lepszej jakości zdjęć) czy też dobrane walidacje danych wejściowych (obsługa po stronie integracji).

    W fazie opracowywania zakresu przechodzimy do szczegółów. Na podstawie jednego podprojektu z ustalonymi kryteriami opisujemy szczegółowo jego zastosowanie, wygląd interface, przepływ danych i procesów. Opisujemy wszystko to co jest wymagane do rozpoczęcia prac nad tym podprojektem. Dzięki temu, pomimo, że opisaliśmy tylko jeden podprojekt, tworzymy sobie dokładniejszy podgląd na całe przedsięwzięcie. Łatwiej będzie nam oszacować budżet, terminy i zmiany wymagane od organizacji. Będziemy mogli rozpocząć pracę nad tworzeniem modelu danych a cała organizacja pozna zarys projektu tak aby przyszłe decyzje (np. dotyczące architektury IT) brały pod uwagę rozpoczęty proces. Na tym etapie łatwiej będzie nam także dopracować uzasadnienie biznesowe.

    Zaprojektowanie tych pierwszych podprojektów (np. integracji danych podstawowych z ERP do PIM) otworzy nam drogę do wygodniejszego projektowania dalszych elementów i przewidywania potrzeb zarówno procesowych jak i systemowych.

    Agile

    Istnieje wiele metodyk zarządzania projektami. W ramach wdrażania i rozwoju oprogramowania najczęściej korzysta się z metodyk zwinnych. Przy wdrażaniu i rozwoju systemów PIM zalecam korzystanie właśnie z metodyk zwinnych szczególnie dlatego, że system może oddać wiele przydatnych biznesowo funkcji będąc jednocześnie rozwijanym i rozbudowywanym o kolejne. Zalecam jednak wyciągnąć niektóre elementy całego procesu przed rozpoczęciem realizacji metodyką zwinną. Chodzi szczególnie o stworzenie modelu danych, który będzie niezbędny do rozpoczęcia prac przy wdrożeniu, a którego realizacja metodyką zwinną zwyczajnie nie sprawdza się w praktyce.

    Wynika to z faktu, że przy tworzeniu modelu danych wymagane jest zaangażowanie wielu pracowników i wielu działów. Każdy z organizacji dorzuca swoją cegiełkę. Zorganizowanie wszystkich tych osób jest bardzo trudne i najczęściej nie uda się tego sprawnie poukładać w sprintach. Szczególnie zakładając, że z każdą iteracją/sprintem te same osoby ponownie muszą zajrzeć do tworzonego modelu danych i dodać swoją cegiełkę.

    O tym, dlaczego warto realizować projekt zwinnie można poczytać w wielu miejscach i źródłach.

    Wdrożenie systemu PIM a jakość danych

    Jakość danych jest zawsze przeceniana. Wdrażając system PIM w organizacji, która zbierała te dane od lat oraz w której kilka lub kilkadziesiąt osób pracowało nad tymi danymi w różny sposób jest pewnym, że zebrane dane będą niekompletne, zduplikowane, przestarzałe, błędne i zanieczyszczone. Wraz z wdrożeniem PIM i nowych wymagań dotyczących jakości danych o wiele bardziej będzie widać wszystkie błędy i niedociągnięcia w danych.

    Kilka przykładów z życia:

    • Jeden pracownik wprowadzał opisy ostylowane HTML a drugi nie, nie miało to większego znaczenia, jeśli do kanałów były wybierane poszczególne produkty i w ramach kilku tych produktów kolejny pracownik ujednolicał opisy.
    • Ceny wprowadzane były w różnych formatach i walutach. Poprawiane lub przeliczane były tylko te ceny, które faktycznie były na dany moment potrzebne. Dodatkowo nowe ceny (po poprawie) przetrzymywane były w innym miejscu.
    • Dane zapisywane były w miejscu nie przeznaczonym do tego np. komentarze do dostawców zapisywane w opisach produktów.
    • Duplikaty pozycji, czyli jeden produkt wprowadzany wiele razy do dotychczasowej bazy. Który z nich teraz wybrać?
    • Dane wrzucane w „jeden worek” – szczególnie media. Zdjęcia nazwane 1,2,3,4 (w lepszym przypadku) bez rozróżnienia co przedstawiają (np. zdjęcie główne, zdjęcie techniczne itp.) i bez jednoznacznie wskazującej produkt nazwie. Bardzo często zdarza się tak z dokumentami do produktów. Wdrażając system PIM chcielibyśmy, aby typy dokumentów były podzielone (np. instrukcje, certyfikaty itp.) tak, aby bez problemu sprawdzić który produkt posiada dany typ dokumentu a który nie. Rozróżnienie tych typów jest także potrzebne np. w e-commerce.
    • Wymagane atrybuty „tylko tak trochę” wymagane. Bardzo częsta sytuacja, kiedy dane produktów uznane w organizacji za niezbędne nie są uzupełnione na wszystkich pozycjach. Wdrażając PIM i ustawiając te atrybuty jako wymagane okazuje się, że 1/3 dotychczasowej bazy nie może zostać zaimportowana, bo ma braki w tych atrybutach. Okazuje się bowiem, że bez odpowiedniej kontroli pracownicy sami uznają co w danym momencie jest wymagane a co nie (inna sprawa, że jeśli atrybut został w poprzedniej bazie uznany za wymagany a pomimo nie uzupełnienia go sprzedaż i wszystkie procesy się odbyły to czy faktycznie powinien być wymagany na całej bazie?).
    • Brak spójności to chleb powszedni w bazach, które nie były kontrolowane pod względem jakości. Jeden pracownik wprowadzał nazwę dostawcy z małej listy a drugi z wielkiej. Jeden pracownik produkt przypisywał do kategorii A zaś drugi pracownik przypisał ten sam produkt, ale innego koloru do kategorii B.
    • Brak strukturyzacji danych, produkty chaotycznie przypisane do kategorii w ERP, wiele kategorii bez produktów, powielone kategorie itp.

    Wdrożenie systemu PIM wymaga uporządkowania i poprawienia danych. To nie jest kwestia „powinno się”, lecz „jest to niezbędne”. Bez uporządkowania danych nie wdrożymy systemu PIM. Większość z nich wymaga np. unikalnych kodów produktów i bez usunięcia duplikatów w starej bazie nie będzie możliwości jej importu. Wiele danych zapisywanych w różny sposób będzie musiało być zmapowanych w jedną.

    Myślę, że z pełną odpowiedzialnością mogę powiedzieć, że proces przygotowywania danych jest najtrudniejszym, najdłuższym i najbardziej monotonnym etapem wdrożenia PIM i niestety często jest procesem manualnym. W ramach tego procesu można wskazać kilka etapów:

    • Identyfikacja źródeł danych: na początek należy zebrać informacje o wszystkich miejscach, gdzie znajdują się obecnie dane produktowe. Często jest to ERP, arkusze danych, FTP z mediami itp.
    • Eksport danych z dotychczasowych źródeł: prace na danych zawsze muszą być wykonywane na kopii szczególnie, jeśli z danych źródłowych nadal korzysta wiele procesów;
    • Analiza danych: w ramach tego etapu analizujemy dane pod kątem poziomu ich skomplikowania, oceniamy jak bardzo są niepoprawne i niekompletne, przygotowujemy także listę zalecanych zasad co do jakości danych;
    • Wdrożenie zasad jakościowych przy pracy z danymi: warto, aby pracownicy działający na starej bazie w czasie, kiedy my ją poprawiamy używali już nowych zasad dotyczących jakości. W przeciwnym razie nasza praca może się nigdy nie zakończyć;
    • Priorytetyzacja zadań związanych z poprawą danych: należy oszacować które błędy muszą być poprawione przed wdrożeniem do PIM a które mogą zostać poprawione już w systemie PIM;
    • Czyszczenie danych: z odpowiednio określonymi błędami (podzielonymi na błędy do poprawienia przed i po migracji do PIM) można zacząć pracę nad eliminacją błędów. Nigdy nie jest to praca na jeden wieczór dla dwóch osób. Zwykle wymaga ona zaangażowania wielu osób, często dodatkowych systemów do czyszczenia danych a czasem i zewnętrznych firm. Niektóre błędy które można opisać regułą można zostawić do poprawienia przez mechanizm PIM (jeśli taki istnieje) lub wprowadzić dodatkowy mechanizm, który automatycznie poprawiać będzie wskazane błędy;
    • Walidacja danych: po każdej iteracji czyszczenia danych należy przeprowadzić ich walidację. Niektóre błędy pojawiają się dopiero po wyeliminowaniu poprzednich (np. opisy zapisywane w HTML po oczyszczeniu tagów okazują się zbyt krótkie, aby być opisem);
    • Migracja danych: jeśli dane są uporządkowane i poprawne można rozpocząć migrację danych. Jeśli były one do tej pory przechowywane w systemie (np. ERP lub inny system IT) a ten będzie przesyłał dane do PIM, to najlepiej najpierw migrować dane do systemu źródłowego a z niego do PIM. Dzięki temu w obu miejscach wprowadzimy poprawne dane;
    • Wdrożenie mechanizmów walidacji i poprawy: mechanizmy które zostały zaprzęgnięte do czyszczenia danych przydadzą się także do dalszego utrzymywania jej w czystości. To co możliwe powinno być walidowane i ew. poprawiane przez mechanizmy PIM, aby wspomóc pracowników w utrzymaniu poprawnych danych lub wskazać im ew. błędy, jeśli system nie jest w stanie sam ich poprawić;
    • Edukacja: personel pracujący na danych musi wiedzieć jakie elementy zostały poprawione, dlaczego i jak należy je wprowadzać w przyszłości. Automatyczne mechanizmy nie sprawdzą wszystkiego, nie zidentyfikują każdego błędu. Osoby pracujące na danych muszą wiedzieć, jak ma wyglądać poprawnie prowadzona baza produktów;

    Wdrożenie systemu PIM: Materiały rozszerzające

    1. Przewodnik po wdrożeniu systemu PIM od Pimberly: Kompleksowy przewodnik, który omawia, jak z powodzeniem wdrożyć system PIM w swojej firmie. Zawiera wskazówki dotyczące zaangażowania kluczowych interesariuszy i promowania kultury współpracy. Wdrożenie systemu PIM – źródło dodatkowe.
    2. Kolejny techniczny przewodnik krok po kroku od startwithdata: Artykuł omawia techniczne podejście do poprawnego wdrożenia systemu PIM. Wdrożenie systemu PIM – źródło dodatkowe.
    3. Wdrożenie PIM z perspektywy altexsoft: Podkreśla znaczenie odpowiedniego przygotowania przed wdrożeniem systemu PIM, w tym identyfikacji treści produktów i źródeł danych. Wdrożenie systemu PIM – źródło dodatkowe.

    Pozostałe wpisy:

    Moje usługi:

    Źródła: