Przejdź do treści
Strona główna » Centrum wiedzy » #5 Wybór systemu PIM

#5 Wybór systemu PIM

    Zbudować lub kupić

    Wybór systemu PIM to także decyzja czy system gotowy czy tworzony od nowa. Czy powinieneś kupić gotowe rozwiązanie komercyjne które pokryje 80% Twoich potrzeb, ale jednocześnie dostarcza o wiele więcej funkcji, które się nie przydadzą. A może lepszym rozwiązaniem będzie zbudować własne oprogramowanie, które w pełni pokryje tylko faktyczne potrzeby organizacji bez niepotrzebnych dodatków?

    Według badań firmy Heiler około 27% firm wykorzystujących system PIM korzysta z oprogramowania, które sami stworzyli. Jak się okazuje, większość z tych oprogramowani tworzona była w czasach, kiedy dostępność gotowych systemów PIM była jeszcze bardzo niska (badania z około 2012 roku). Zazwyczaj oprogramowanie takie jest albo autorskim rozszerzeniem funkcjonalności ERP albo aplikacją do graficznej prezentacji bazy danych. W nawiązaniu do tych samych badań, 60% firm, które korzystają z autorskich rozwiązań w zakresie systemów PIM jest niezadowolonych z możliwości ich obecnego systemu i zauważają potrzebę rozwoju i optymalizacji w tym zakresie.

    Główną przewagą budowania aplikacji dedykowanej wewnątrz firmy jest możliwość pełnego dostosowania funkcji do potrzeb i procesów organizacji. Warto wiedzieć, że pomimo, że czasami budowanie aplikacji od podstaw wydaje się tańsze, to w rzeczywistości w lwiej części przypadków tak nie jest.

    Aby określić czy warto budować aplikację PIM od podstaw warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy procesy PIM które obecnie mają miejsce w firmie wpisują się w funkcje gotowych systemów przynajmniej w 80%. Jeśli tak jest, to wybór zawsze powinien paść na korzystanie z gotowych rozwiązań. Gotowe rozwiązania obniżają czas potrzebny na wdrożenie, zapewniają lepszy dostęp do wsparcia i obniżają koszt utrzymania takiego rozwiązania.

    Systemy takie powinny być utrzymywane i wspierane możliwie w największym stopniu przez wewnętrzne działy IT znające całe środowisko IT w organizacji.

    Większość obecnych systemów PIM zbudowana jest zgodnie z zasadą, że to system ma się w łatwy sposób dostosować do obecnej infrastruktury a nie infrastruktura do systemu. Z tego powodu większość systemów PIM oferowanych zarówno w modelu OS, SAAS jak i licencyjnych jest bardzo konfigurowalnych. Możliwości nie ograniczają się tylko do tworzenia własnego modelu danych co pozwala na dostosowanie się do procesów. Systemy PIM wspierają łatwe integracje, tworzenie reguł biznesowych i walidacyjnych. Wszystko po to, aby wdrożenie systemu nie wiązało się z rewolucją.

    Ceny systemy PIM są bardzo różne. Od kosztownych i bardzo rozbudowanych systemów komercyjnych idealnych dla dużych organizacji, po tańsze systemy Open-Source czy SAAS.

    Wyceny producentów oprogramowani stały się bardzo elastyczne. Zazwyczaj tworzone są indywidualnie po przeprowadzeniu ankiety i zależą od różnych czynników.

    Decyzja między zakupem gotowego rozwiązania PIM a budową własnego systemu ma dalekosiężne konsekwencje dla organizacji, dotykając nie tylko aspektów technologicznych, ale i strategicznych. Oprócz rozważenia podstawowych funkcji i kosztów, firmy muszą zastanowić się nad przyszłością i skalowalnością swoich rozwiązań w kontekście ewolucji rynku i własnych potrzeb rozwojowych.

    Wiele organizacji zauważa, że szybkość innowacji technologicznych i zmieniające się oczekiwania klientów wymagają systemów PIM, które nie tylko są elastyczne i konfigurowalne, ale również mogą być łatwo aktualizowane o nowe funkcje i integracje z innymi systemami. Dlatego wybór między budową a zakupem często sprowadza się do pytania o zdolność do innowacji i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych.

    Z perspektywy operacyjnej, gotowe rozwiązania PIM oferują zalety w postaci sprawdzonych, stabilnych i bezpiecznych środowisk z szerokim wsparciem społeczności użytkowników i profesjonalną obsługą techniczną. Z drugiej strony, dedykowane rozwiązania umożliwiają dokładniejsze dopasowanie do specyficznych wymagań i procesów biznesowych organizacji, choć wiążą się z większym ryzykiem i wymagają większych zasobów na rozwój, testowanie i utrzymanie.

    Warto również zwrócić uwagę na aspekty związane z integracją danych i systemów. Gotowe rozwiązania PIM często oferują bogaty zestaw predefiniowanych interfejsów do popularnych systemów ERP, CRM czy platform e-commerce, co może znacząco przyspieszyć proces integracji i wdrożenia. W przypadku rozwiązań dedykowanych, integracja ta może wymagać dodatkowej pracy i dostosowań, co może wydłużyć czas wdrożenia i zwiększyć koszty.

    Pod kątem zarządzania danymi produktowymi, kluczowe staje się również zapewnienie jakości i spójności danych w całym ekosystemie organizacji. Systemy PIM, zarówno gotowe, jak i budowane na zamówienie, muszą skutecznie radzić sobie z wyzwaniami związanymi z gromadzeniem, walidacją i dystrybucją informacji o produktach w wielojęzycznym i wielokanałowym środowisku.

    Dla podsumowania: tylko dwie strategie powinny być brane pod uwagę – „kupić i zintegrować” dla systemów, których funkcjonalności w pełni pokrywają nasze potrzeby, lub „kupić, zintegrować i dostosować” dla systemów które w większości pokrywają nasze potrzeby. Co ważne, obrana strategia korzystania z gotowych rozwiązań jest rekomendowana, ale nie oznacza, że wsparcie IT i programistyczne nie będzie potrzebne. Integracje z zewnętrznymi źródłami, dostosowanie mechanizmów PIM do mechanizmów ERP, rozbudowa eksportów i integracje z kanałami to tylko niektóre z elementów, przy których potrzebne będą prace programistyczne (wg badań Veneta Research 41% firm korzystających z gotowych rozwiązań PIM rozbudowuje je o autorskie moduły/rozszerzenia). Konfiguracja systemu, pomimo, że nie musi być przeprowadzana przez programistę, także będzie konieczna, aby m.in. wdrożyć zaprojektowany model danych.

    Przegląd dostawców

    Poniższy przegląd dostawców systemów PIM z pewnością nie jest kompletny. Nie sposób dotrzeć do informacji o każdym producencie. Systemy PIM często są też częścią innych narzędzi i pojawia się problem ich identyfikacji. Nie mniej jednak w tym rozdziale opiszę, moim zdaniem, najważniejszych dostawców i ich systemy.

    1. Akeneo – System PIM oferujący zarówno edycję Open Source, jak i rozbudowane opcje dla przedsiębiorstw, znany z elastyczności i przyjaznego interfejsu użytkownika.
    2. Pimcore – Oferuje kompleksowe zarządzanie informacją produktową, zarządzanie treścią (CMS), zarządzanie danymi klienta (CDP) i e-commerce, wszystko w ramach Open Source.
    3. inRiver – Szwedzkie rozwiązanie PIM skierowane do firm chcących optymalizować procesy pracy nad produktem, od stworzenia po sprzedaż, z bogatymi możliwościami zarządzania marketingiem produktowym.
    4. Salsify – Platforma PIM z USA, łącząca zarządzanie informacją produktową z doświadczeniami zakupowymi, rekomendowana dla marek i producentów.
    5. Syndigo – Specjalizuje się w dostarczaniu spójnych i kompletnych danych produktowych, z rozbudowanymi narzędziami do zarządzania treścią produktową i dystrybucją danych.
    6. Sales Layer – Hiszpański system PIM wyróżniający się szybkością wdrożenia i intuicyjnością użytkowania, umożliwiający centralne zarządzanie informacją produktową.
    7. SAP Hybris – Zintegrowane rozwiązanie dla e-commerce od SAP, zawierające moduł PIM, dla dużych organizacji szukających kompleksowych rozwiązań.
    8. Informatica 360 – Mocno zintegrowane rozwiązanie PIM zapewniające jednolity widok na dane produktowe, ułatwiające zarządzanie informacjami w dużych przedsiębiorstwach.
    9. Ergonode – Nowoczesne i modułowe oprogramowanie PIM, które zostało zaprojektowane z myślą o łatwej personalizacji i skalowalności, spełniające potrzeby zarówno małych, jak i dużych przedsiębiorstw.
    10. Stibo Systems – Oferuje zaawansowane rozwiązania PIM i MDM (Master Data Management), które pomagają firmom w skutecznym zarządzaniu danymi produktowymi i optymalizacji procesów biznesowych.

    Proces wyboru systemu PIM

    Proces wyboru systemu PIM nie różni się od procesów wyboru innych systemów wspierających procesy biznesowe. Podobnie jak z systemami ERP i CRM potrzebny jest czas, aby poprawnie wybrać dostawcę systemu i firmę wdrożeniową. W tym dziale znajdziesz kilka wskazówek dotyczących tego procesu.

    Decyzje o wyborze konkretnego rozwiązania są często podejmowane na podstawie listy funkcjonalności tych rozwiązań. Często okazuje się listy funkcjonalności od dostawcy oprogramowania stają się wyrocznią, mimo że często część z tych funkcjonalności nie była wcześniej uznana za niezbędną. W taki sposób zamykamy się na wiele systemów tylko dlatego, że bardzo często pierwsza taka lista staje się odniesieniem do pozostałych. Przy takim podejściu najczęściej wybierane jest to rozwiązanie, które jako pierwsze przedstawiło listę funkcji.

    Istnieje inne podejście.

    Wybór systemu PIM według AI

    Zdjęcie 20 Wybór systemu PIM według AI

    Wybór systemu PIM: Stworzenie zespołu decyzyjnego

    Stwórz zespół składający się ze wszystkich osób powiązanych z tematem. W zespole takim znaleźć się powinien pracownik odpowiedzialny za IT firmy, aby zapewnić weryfikację technicznej jakości wybieranych systemów. Zespół powinien być możliwie najmniejszy (5-6 osób) i zawierać faktycznych ekspertów. Należy także określić ścieżkę decyzyjną (kto odpowiada za który etap decyzji).

    Wybór systemu PIM: Nie rozmawiaj z dostawcami

    Nikt z zespołu decyzyjnego nie powinien rozmawiać, prosić o analizy czy wyceny od dostawców. Po zapoznaniu się z materiałem z tej strony prawdopodobnie będziesz wiedział więcej o systemach PIM niż większość osób odpowiedzialnych za sprzedaż u dostawców. Większość sprzedawców będzie próbowało nakierować proces podejmowania decyzji na sferę funkcjonalności z szczególnym naciskiem na te które oferuje system sprzedawany przez tę osobę. Najpierw należy stworzyć własną listę wymagań.

    Wybór systemu PIM: Stwórz własną listę wymaganych funkcji

    Przejdź przez listę procesów i określ jakie funkcje będą niezbędne w Twojej organizacji. Spisz wszystkie te funkcjonalności z podziałem na proces, z którego się wywodzą. Następnie określ priorytety, np. według poniższego klucza:

    • 0 – funkcjonalność zbędna;
    • 1 – funkcjonalność opcjonalna;
    • 2 – funkcjonalność przydatna;
    • 3 – funkcjonalność potrzebna;
    • 4 – funkcjonalność niezbędna;

    Należy uważać z oznaczaniem funkcjonalności jako niezbędne (4) ponieważ taki priorytet funkcjonalności oznacza, że wszystkie systemy które jej nie dostarczają nie powinny być brane pod uwagę.

    Myśl nieszablonowo

    Zastanów się czy są jeszcze inne procesy biznesowe które będzie można obsłużyć nowym systemem. Wybór systemu PIM powinien zawierać jak najwięcej aspektów. Czy cykl życia produktu albo procesy sprzedaży online odgrywają kluczowe znaczenie w Twojej organizacji? Dodaje je do listy wymaganych funkcjonalności.

    Dołącz inne kryteria

    Warto zbadać także inne aspekty związane z samymi dostawcami. Lista funkcjonalności jest oczywiście kluczowa, ale nie jest jedynym elementem, który powinien być brany pod uwagę.

    • Pozyskaj referencje: dostawcy systemów często posiadają listę klientów, dla których dokonali wdrożenia. Zazwyczaj jest to jednak lista, którą dostawca chce się pochwalić. Sugeruję zacząć od przejrzenia opinii w zewnętrznym źródle. Może to być portal branżowy z opiniami (jest ich wiele) a czasami nawet opinie w wizytówce Google. Spróbuj wyszukać kilku klientów i poprosić ich o opinię. Można zastosować np. metodologię (NPS) i zadać tylko jedno pytanie: „Czy poleciłbyś tego dostawcę i jego oprogramowanie swojej rodzinie i najbliższym przyjaciołom” w skali 0-10. Po odpowiedzi można zawsze rozpocząć dyskusję z czego wynikała konkretna ocena.
    • Dopasowanie organizacji: warto wykonać rozeznanie w tym jak działa i jak duża jest firma oferująca oprogramowanie lub usługę jego wdrożenia. Warto dowiedzieć się:
      • z jakiej metodyki prowadzenia projektu korzysta,
      • jak wiele ma pracowników,
      • jak duży jest dział obsługi klienta.

    Takie rozeznanie pozwala na wyeliminowanie malutkich firm wdrożeniowych które chcą podjąć się tematu ogromnej organizacji oraz ogromnych dostawców systemów PIM którzy zaoferowali swoje usługi małej firmie.

    • Koszt całkowity: systemy wyceniania o pobierania opłat za swoje usługi są często bardzo różne, zależne od firmy i kraju. Nierzadko ciężko połapać się, ile tak naprawdę kosztuje licencja, odświeżenie licencji, utrzymanie itp. Warto więc wprowadzić jedną skalę do oceny wszystkich dostawców która umożliwi porównanie. Zsumujmy wszystkie koszty, dokładnie wszystkie, biorąc pod uwagę skalę 6 lat. Dopiero w taką statystyką podejdźmy do podsumowania kosztów.
    • Wiarygodność dostawcy: ponowne kryterium być lub nie być. Czy dostawca ma dobrą kondycję finansową? Czy jest prawdopodobne, że zostanie on przejęty przez większą firmę. Drugie pytanie jest prawnie tak istotne jak pierwsze. Na rynku obserwujemy wiele przejęć i zmian strukturalnych w branży IT. Nie chcielibyśmy, aby po kilku miesiącach od rozpoczęcia prac, z rozkopanym projektem i deadline od zarządu dostawcy wyłączył się na rok czy dwa z powodów wewnętrznych.

    Celowo nie dodaję kwestii „dopasowania systemu PIM do architektury IT” ponieważ zazwyczaj systemy PIM są w pełni integrowalne z większością systemów w organizacji. Jeśli jednak dział IT chciałby sam wprowadzać poprawki i zmiany w samym systemie i o ile rozważany jest wybór rozwiązania, którego licencja pozwala na takie podejście, to można takie kryterium dodać.

    Ustal priorytety kryteriom wyboru

    Waga kryteriów zależy od firmy i jej polityki. Wybór systemu PIM wymaga jednak określenia priorytetów funkcjonalności. Ważne jest jednak, aby określić jak istotne są każde z nich. Można to zrobić np. procentowo:

    • Wymagane funkcje: 40%
    • Referencje: 20%
    • Dopasowanie organizacji: 20%
    • Koszt całkowity: 10%
    • Wiarygodność dostawcy: 10%

    Można zastosować także inne podejścia (np. potraktować koszt całkowity i wiarygodność dostawcy zerojedynkowo, tj., jeśli dostawca nie mieści się w budżecie lub/i nie jest wiarygodny to zostaje usunięty). Istotne jest jednak to, aby stosować te same kryteria oceny dla wszystkich dostawców i systemów.

    Skonfrontuj listę wymaganych funkcji z dostawcami

    Zanim zaprosisz na rozmowy wybranych dostawców spróbuj dokonać wstępnej analizy funkcjonalności ich systemów. Przygotowaną listę wymaganych funkcji prześlij w ankiecie do dostawcy z prośbą o jeden z poniższych komentarzy do każdego elementu:

    • Funkcja dostępna i zawarta w bazowej wersji systemu;
    • Funkcja wymagająca dodatkowej konfiguracji;
    • Funkcja dostępna po integracji dodatkowego rozwiązania od partnera;
    • Funkcja dostępna poprzez integrację zewnętrznego rozwiązania;
    • Funkcja dostępna po instalacji modułu/dodatku od partnera (ustalić którego);
    • Funkcja dostępna po modyfikacji funkcjonalności systemu;
    • Funkcja dostępna będzie wkrótce (ustalić, kiedy);
    • Funkcja niedostępna;

    Jeśli jakaś z funkcji zostanie skomentowana inaczej niż dostępna i zawarta w bazowej wersji to należy poprosić o estymację roboczogodzin potrzebnych do dodania takiej funkcji. Dzięki temu będzie można ocenić pracochłonność i koszt rozbudowy.

    Poproś o rozbudowane demo

    Ostatecznie nie możemy polegać tylko na ankietach i rozmowach. Mają ona pomóc nam zorientować się w proponowanych rozwiązaniach i zbudować wstępne relacje z dostawcami. Kolejnym etapem musi być intensywne przetestowanie proponowanych rozwiązań. Dostawcy prawie zawsze będą naciągać swoje odpowiedzi w ankietach twierdząc, że wszystkie funkcje są dostępne lub będą po bardzo małych i szybkich modyfikacjach. Poproszenie dostawcy o zaprezentowanie wszystkich wymaganych funkcji na działającym oprogramowaniu potrafi szybko zweryfikować wcześniejsze deklaracje. Dodatkowo podczas takiego demo możemy zweryfikować czy faktycznie funkcje te spełniają wymagania, które mieliśmy na myśli wpisując je na listę. Warto także ocenić płynność działania i przyjazność systemu dla użytkownika. Zbadanie w ten sposób kilku systemów wymaga sporo czasu i organizacji, ale jest to małe poświęcenie w porównaniu, z kosztami które za chwilę poniesiesz decydując się na wdrożenie jednego z systemów PIM.

    Podsumuj punktację

    Wybór systemu PIM potrafi być skomplikowany. Mamy jednak rozpisany cały, proponowany przeze mnie, proces wyboru odpowiedniego dostawcy i systemu. Zbierz wszystkie te kryteria i podsumuj każdego dostawcę i każdy system w oparciu o te kryteria. Oceń wszystkich tą samą, prostą skalą. Przyznaj np. od 1 do 3 pkt. za każde kryterium, nałóż na nie ustalone wcześniej priorytety i podsumuj w jakiej kategorii (np. pokrycie funkcji, referencje itp.) najlepiej wypada który dostawca. Na koniec wyklucz dostawców, którzy nie spełniają zerojedynkowych warunków i podsumuj ostateczną punktację.

    Wybór systemu PIM (Product Information Management) jest kluczowym zadaniem dla firm pragnących usprawnić zarządzanie danymi produktowymi, co bezpośrednio przekłada się na ich konkurencyjność na rynku. Decyzja o wyborze odpowiedniego systemu PIM powinna być poprzedzona szczegółową analizą potrzeb biznesowych oraz potencjalnych korzyści, które mogą płynąć z jego wdrożenia. Należy przy tym rozważyć kilka dodatkowych aspektów, które mogą mieć znaczący wpływ na efektywność zarządzania informacją produktową w organizacji.

    Po pierwsze, ważne jest, aby dokładnie określić cele biznesowe, jakie ma spełniać system PIM. Czy priorytetem jest poprawa jakości danych produktowych, skrócenie czasu wprowadzania produktów na rynek, czy może optymalizacja procesów pracy zespołów marketingowych i sprzedażowych? Jasno zdefiniowane cele pomogą w wyborze systemu, który najlepiej odpowiada na specyficzne potrzeby firmy.

    Kolejnym krokiem jest dokładna analiza danych produktowych, które będą zarządzane w systemie PIM. Warto zastanowić się, jakie są źródła tych danych, jakie mają formaty oraz jak często ulegają zmianie. Zrozumienie tych aspektów jest niezbędne do wyboru systemu PIM, który będzie w stanie efektywnie zarządzać danymi w dynamicznym środowisku biznesowym.

    Ważne jest również rozważenie integracji systemu PIM z innymi narzędziami używanymi w organizacji, takimi jak systemy ERP, CRM czy platformy e-commerce. Integracja ta powinna być możliwie najbardziej płynna, aby zapewnić spójność danych produktowych w całym ekosystemie IT firmy. Wybór systemu PIM, który łatwo integruje się z istniejącymi rozwiązaniami, może znacząco zwiększyć efektywność pracy zespołów i skrócić czas potrzebny na wdrożenie systemu.

    Kwestia skalowalności systemu PIM również nie powinna być pomijana. W miarę rozwoju firmy i zwiększania się liczby zarządzanych produktów, system PIM powinien być w stanie sprostać rosnącym wymaganiom bez konieczności jego wymiany lub kosztownej rozbudowy. Wybór systemu z myślą o przyszłości pozwoli na uniknięcie problemów związanych z ograniczeniami skalowalności.

    Ostatnim, ale równie ważnym elementem, jest zrozumienie total cost of ownership (TCO) wybranego systemu PIM. Oprócz kosztów licencji i wdrożenia należy wziąć pod uwagę koszty bieżącej obsługi, aktualizacji oraz możliwych modyfikacji systemu. Pełne zrozumienie TCO pozwala na dokonanie bardziej świadomego wyboru, który nie będzie obciążeniem dla budżetu firmy w długim terminie.

    Co ważne, podsumowanie to nie musi być wyrocznią. Jednak podchodząc do dalszych rozmów po przeprowadzeniu powyższych czynności mamy zupełnie inny poziom wiedzy o dostawcy i jego rozwiązaniu. Jednocześnie pamiętamy o tym, że nasza skala i ocena była obiektywna więc możemy czuć się pewnie. Bardzo często takie podwaliny dają o wiele lepszą pozycję do negocjacji 😊

    Pozostałe wpisy:

    Moje usługi:

    Źródła: