Przejdź do treści
Strona główna » Centrum wiedzy » #6.2 Wdrożenie systemu PIM

#6.2 Wdrożenie systemu PIM

    Migracja

    Element ten zasługuje na osobne omówione. Wdrożenie systemu PIM to bardzo często przede wszystkim praca z danymi. Kiedy nasze dane zostaną już przygotowane do wykorzystania w systemie PIM przychodzi moment ich migracji. Istnieje kilka scenariuszy jak i kiedy przeprowadzić ten kluczowy i newralgiczny etap.

    Wdrożenie systemu PIM: migracja danych według AI

    Zdjęcie 22 Wdrożenie systemu PIM: migracja danych według AI

    Migracja jednorazowa

    Przygotowane dane mogą zostać zaimplementowane na raz podczas jednej operacji. Użytkownicy przenoszą się wówczas do nowego systemu (PIM), integracje ze źródłami danych i destynacjami danych zostają uruchomione i wszystko od tej pory odbywa się na nowym systemie z nowymi danymi. Takie podejście ma kilka zalet, przede wszystkim jest to szybka realizacja, niższe koszty całego procesu migracji. Takie podejście jest też często bardziej doceniane przez zarządy, ponieważ jest wyznaczona jedna data jako deadline i po migracji nie ma już drogi powrotnej. Migracja jednorazowa jest jednak obarczona sporym ryzykiem. Jeśli w danych, funkcjonalnościach lub integracjach znajdzie się poważny błąd to procesy organizacji mogą się zatrzymać. Przy bardzo dużych projektach nie sposób bowiem przetestować wszystkiego w warunkach laboratoryjnych. Chociaż zazwyczaj błędy krytyczne (takie które zatrzymują najważniejsze procesy) zdarzają się sporadycznie przy takiej migracji to jednak są możliwe.

    Migracja inkrementacyjna

    Innym scenariuszem migracji jest wykonywanie jej po części. Większość systemów, z których pochodzą dane mogą być integrowane z więcej niż jednym systemem docelowym. Większość systemów PIM pozwala zaś na przesyłanie danych do wybranych kanałów. Można więc przeprowadzać migracje częściami (w zakresie integracji lub danych). Przykładowo jako pierwsze zintegrować z PIM konkretne wersje językowe danych i je integrować z kanałami. Z czasem obejmować kolejne wersje i kanały.

    Taki scenariusz migracji redukuje ryzyko wgrania i uruchomienia wszystkie na raz. Użytkownicy i pracownicy organizacji będą też mieli więcej czasu na zapoznanie się z systemem i nauczenie się pracy w inny sposób. Podejście takie sprawia jednak, że pilna potrzeba nauki nowego systemu i wdrożenia wszystkich jego funkcji rozmywa się. Nie mamy palącej sytuacji (pełna migracja i uruchomienie funkcji na raz) do natychmiastowego dostosowania się do nowego środowiska. Często też wymagane będzie zarządzanie danymi w kilku źródłach przez okres migracji (co przeczy podstawowym zasadom PIM).

    Migracja równoległa

    Założenia są proste. Zarówno stare środowiska jak i nowy system PIM są zapełnione danymi po oczyszczeniu. Pracownicy wykonują obowiązki na obu środowiskach na raz do czasu, aż cały proces uruchamiania funkcji i integracji w systemie PIM zostanie zakończony i przetestowany, wówczas następuje przełączenie. Scenariusz ten charakteryzuje się najmniejszym ryzykiem i największymi kosztami.

    Takie podejście często skutkuje wydłużaniem samego procesu migracji i uruchomienia nowego systemu. Często można spotkać, że oba systemy, zarówno stare i nowe, funkcjonują nawet przez kilka lat obok siebie. Pracownicy się przyzwyczają a niezbędne do wyłączenia starego systemu realizacje nowych funkcji są przekładane w czasie.

    W praktyce najczęściej korzysta się ze scenariusza migracji jednorazowej i inkrementacyjnej. Duże znaczenie w wyborze odpowiedniej ścieżki ma sytuacja zastana. Jeśli organizacja nie korzystała wcześniej z systemu centralizującego zarządzanie danymi produktowymi (np. starszy PIM czy też ERP) a praca nad produktami była rozproszona to najbardziej wskazana jest migracja jednorazowa, jako, że natychmiastowo poprawia ona bardzo uciążliwe procesy które nie były być lepsze bez odpowiedniego systemu. W takiej sytuacji spotyka się też mniej integracji danych która byłaby ciężka bez systemu informatycznego. Przekłada się to na mniejsze ryzyko przy migracji jednorazowej.

    W przypadku organizacji, która przed wdrożeniem PIM posiadała w pewien sposób poukładane dane, scentralizowane w jakimś systemie a także wykorzystywane przez integracje i procesy, to bardziej odpowiedni może być scenariusz migracji inkrementacyjnej.

    Wdrożenie systemu PIM: Rozpocznij wzbogacanie danych tak szybko jak to możliwe

    Czyszczenie danych i doprowadzanie ich do użyteczności o którym pisałem wcześniej może trwać miesiące i lata. Wzbogacanie danych często trwa o wiele dłużej a czasami nigdy się nie kończy. Zaleca się wówczas rozpoczęcie procesu wzbogacania danych najwcześniej jak to możliwe, nawet przed uruchomieniem projektu.

    Kilka wskazówek:

    • Poinformuj dostawców: przekaż informacje do swoich dostawców o rozpoczęciu projektu PIM. Może być to dla nich ważna informacja, dzięki której rozpoczną przygotowania informacji na temat swoich produktów do wykorzystania w PIM. To jest także dobry moment na poinformowanie jakie dane i w jakim formacie są w stanie dostarczyć.
    • Poszukaj dodatkowych źródeł: różne źródła danych omawialiśmy w TYM miejscu. Rozejrzyj się czy dla Twojego asortymentu nie uda się pozyskać danych ze źródeł, z których jeszcze nie korzystałeś.
    • Nie czekaj na system PIM: bardzo dobrze, że projekt wdrożenia procesów i systemu PIM może być motywacją do wcześniejszego rozpoczęcia prac nad wzbogacaniem danych. Nie musisz czekać aż środowisko faktycznie zostanie uruchomione. Pozyskuj, składuj i porządkuj dane w tymczasowych miejscach tak aby w momencie uruchomienia systemu mieć gotowe dane do importu.

    Wdrożenie systemu PIM to proces, który pozwala na zcentralizowane i efektywne zarządzanie informacjami o produktach, co jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania sprzedaży multikanałowej. Wdrażając system PIM, firmy mogą znacznie poprawić jakość, spójność i dostępność danych produktowych, co bezpośrednio przekłada się na lepszą prezentację produktów, wyższą satysfakcję klientów i optymalizację procesów wewnętrznych. W tym kontekście, kluczowe jest zrozumienie, że wdrożenie systemu PIM nie kończy się na samej implementacji technologicznej, ale wymaga ciągłego procesu wzbogacania, aktualizacji i utrzymania danych produktowych.

    Strategiczne podejście do zarządzania danymi produktowymi po wdrożeniu systemu PIM powinno również uwzględniać rozwój i ciągłe doskonalenie jakości danych. Organizacje powinny regularnie przeglądać i aktualizować swoje katalogi produktów, weryfikować spójność i kompletność informacji, a także dostosowywać dane do zmieniających się wymagań rynkowych i oczekiwań klientów. Dodatkowo, korzystanie z zaawansowanych funkcji systemu PIM, takich jak zarządzanie wariantami produktów, zestawami i kolekcjami, może znacząco przyczynić się do lepszego zrozumienia portfolio produktów i zwiększenia efektywności procesów sprzedażowych.

    Wdrożenie systemu PIM: Zarządzanie i organizacja

    Przed rozpoczęciem projektu PIM należy określić trzy bardzo ważne kwestie organizacyjne:

    • Kto jest odpowiedzialny za projekt?
    • Jakie wytyczne będą kryteria akceptacyjne definiujące poprawną realizację?
    • Jak zorganizować dział PIM?

    Odpowiedzialność za projekt

    Po pierwsze należy pamiętać, czym innym jest realizacja projektu zakładającego wdrożenie procesów i systemu PIM a czym innym zarządzanie wdrożonym systemem i procesami. Dla projektu sugeruje się stworzenie zespołu projektowego który koniecznie musi posiadać uprawnienia do podejmowania decyzji (jako zespół). Należy zadbać o to, aby w zespole znaleźli się pracownicy ze wszystkich zainteresowanych działów. Ważne, aby znalazły się tam osoby z zarządu i działu finansów, bo ich pozycja i możliwości mogą pozwolić na podejmowanie decyzji przez zespół. Zespół ten w całości odpowiedzialny będzie za realizację projektu wdrożenia procesów i systemu PIM.

    Po wdrożeniu i migracji należy się zastanowić kto będzie odpowiedzialny za zarządzanie wdrożonym rozwiązaniem i ew. nowym zespołem. W zależności od specyfiki organizacji zarządzanie PIM jest konfigurowane w różny sposób. Bardzo często w przypadku B2B zespół PIM podlega pod działy marketingu i to marketing dowodzi procesami produktowymi. W B2C częściej osobne działy PIM lub działy E-Commerce. W praktyce zauważa się bardzo wiele różnych scenariuszy w zależności od powodów wdrożenia PIM. Często odpowiedzialność jest po stronie działu IT, handlowego itp.

    Wdrożenie systemu PIM Kto jest odpowiedzialny za system PIM

    Zdjęcie 23 Kto jest odpowiedzialny za system PIM

    Wdrożenie systemu PIM a kryteria akceptacyjne projektu

    Rozpoczynając realizację projektu PIM należy ustalić jaki efekt ma zostać osiągnięty, aby uznać projekt za poprawnie zrealizowany.

    Jeżeli kryteria będą zakładały wdrożenie systemu, migrację danych i procesów, uruchomienie wszystkich zaplanowanych funkcjonalności oraz wzbogacenie danych w pełnym zakresie to można już na wstępie określić, że projekt nigdy nie zostanie zrealizowany wg. założonych kryteriów.

    Cały projekt warto podzielić na kilka etapów akceptacyjnych (dziel i zwyciężaj 😊) podobnych do etapów realizacji projektu:

    • ustalanie zakresu (kryteria dotyczące opracowanej strategii, architektury czy budżetu);
    • opracowanie zakresu (kryteria dotyczące modelu danych, zaprojektowanych funkcji, planu projektu);
    • realizacja (kryteria dotyczące wdrożenia systemu i funkcji oraz migracji);

    Bez ustalenia kryteriów akceptacyjnych bardzo ciężko będzie stwierdzić na koniec czy projekt został zrealizowany poprawnie.

    Jak zorganizować dział PIM

    Najczęściej spotyka się 3 rodzaje działów PIM

    • Centralny: wiele użytkowników może widzieć informacje produktowe, ale tylko wybrany i wyodrębniony mniejszy zespół wprowadza i zarządza danymi w PIM. Ten rodzaj jest częściej spotykany w firmach skupiających się na sprzedaży detalicznej i w mniejszych organizacjach.
    • Zdecentralizowany: w tym przypadku każdy dział organizacji przejmuje odpowiedzialność za pewną część informacji produktowej. Przykładowo dział handlowy wprowadza atrybuty dotyczące ich obszaru a marketing i logistyka uzupełniają własne. Ten model jest o wiele bardziej popularny wśród firm produkcyjnych w których wiele osób i działów jest związanych z danymi produktowymi.
    • Hybrydowy: część pracy związanej z uzupełnianiem danych jest delegowana do konkretnych działów podczas gdy główny dział PIM zajmuje się całościową obsługą procesów i systemu PIM.

    To jak zorganizować własny dział PIM w dużej mierze zależy wizji konkretnej organizacji. Ja jestem orędownikiem hybrydowej organizacji takiego działu. Jeden dział, który jest odpowiedzialny całościowo za system i procesy PIM wspierany przez pozostałe działy, które mają większą wiedzę i dostęp do lepszych danych w ich konkretnym obszarze. Warto, aby każdy dział, który faktycznie może posiadać przydatne dane produktowe mógł je umieszczać w PIM i był za nie odpowiedzialny. Przesyłanie tych danych mailowo pomiędzy różnymi działami a działem PIM jest nie tylko niewydajne, ale i rozmywa odpowiedzialność.

    Można wyróżnić poniższe stanowiska/role związane z PIM w organizacji:

    • PIM Owner: niezależnie który rodzaj działu PIM zostanie wybrany zawsze będzie konieczność posiadania jednej osoby odpowiedzialnej za wszystkie procesy PIM. Osoba ta powinna być częścią wyższego szczebla zarządczego i być upoważniona do podejmowania kluczowych decyzji biznesowych i organizacyjnych związanych z PIM. Typowe zadania takiej osoby to:
      • Egzekwowanie zasady, że system PIM to „jedyne źródło prawdy” w zakresie informacji produktowej;
      • Zarządzanie relacjami i procesami związanymi z dostawcami danych;
      • Prowadzenie roadmapy, harmonogramów i planów w zakresie PIM w porozumieniu z pozostałymi działami;
      • Współpraca z działami IT oraz zewnętrznymi dostawcami związanymi z PIM;
      • Zarządzanie całym zespołem PIM.
    • PIM/Data Lider: osoba odpowiedzialna operacyjnie za wszystkie procesy związane z PIM lub szerzej, że wszystkimi danymi w firmie i ich jakością. Rola ta często przeplata się lub łączy z PIM Ownerem natomiast w zamyśle jest ona bardziej związana z faktycznymi procesami powiązanymi z PIM, codzienną działalnością operatorów PIM i jakością zbieranych danych.
    • PIM Operator: osoba (często osoby) faktycznie wykonujące prace w systemie PIM. Są to osoby odpowiedzialne tylko za te zadania (w przeciwieństwie do Ownera czy Lidera którzy mogą tylko część swojego czasu poświęcać na zagadnienia PIM – zależy to od konkretnego przypadku). Operatorzy PIM występują w modelu Centralnym i Hybrydowym modelu działu. Podstawowe zadania to:
      • Wprowadzanie nowych pozycji do PIM;
      • Wprowadzanie pozyskanych danych do PIM;
      • Wzbogacanie danych w PIM;
      • Zarządzanie powierzonymi danymi;

    Asortyment organizacji zebrany w PIM jest często dzielony na Operatorów a Ci stają się opiekunami części danych. Zazwyczaj podział odbywa się po dostawcy czy kategorii.

    • Analityk ds. produktów: osoba odpowiedzialna za tworzenie analiz i raportów a także rekomendacji. Cele tych prac są różne, np. prognozowanie pewnych zmian rynkowych na podstawie zmian w danych produktowych (np. częstotliwość zmian cen a sytuacja gospodarcza), analizowanie danych w celach zarządczych (np. ocena pracy operatorów po ilości wprowadzanych danych) czy też raporty wewnętrzne wspomagające pracę działu PIM (kompletność danych na przestrzeni czasu, braki etc.).

    Roli może być więcej, np. fotograf, jeśli system PIM osadzony jest w organizacji, która sama tworzy swoje dane produktowe czy specjalista ds. komunikacji z dostawcami w grupach zakupowych, gdzie praca z dostawcami jest kluczowym elementem mającym wpływ na tempo wzbogacania i pozyskiwania danych.

    Wdrożenie systemu PIM: Ryzyka

    Podczas realizacji projektu błędnym założeniem jest, że wszystkie osoby zainteresowane będą w pełni zaangażowane w jego realizację. Na tym etapie bardzo często zauważa się 3 bardzo istotne ryzyka, problem z zaangażowaniem, obawy przed zmianą i problem z zaakceptowaniem zmian.

    Należy zadbać o to, żeby wszystkie działy wchodzące w skład zespołu projektowego były zaangażowane w jego realizację. To, że inicjatorem jest dział marketingu nie sprawia, że on sam jest decyzyjny w tej kwestii i sam poprowadzi projekt. Dział IT, sprzedaży, logistyki itp. muszą być w pełni zaangażowani w realizację i podejmowanie decyzji.

    Rozpoczynanie projektu w bardzo niepewnej sytuacji finansowej firmy lub podczas jej kryzysu jest złym pomysłem, chociaż często ta ścieżka jest wybierana, jako że strategią ratunku jest np. rozpoczęcie sprzedaży online a dla niej zaleca się wdrożenie PIM. Okazuje się zaś, że nie ma budżetu na dodatkowe zasoby ludzkie czy systemowe a te są często niezbędne do realizacji takiego projektu.

    Obawa przed zmianą jest też częstym problemem przysłaniającym nawet osobom z grupy projektowej obiektywny podgląd na sprawę. „Dlaczego zmieniamy coś co działa”, „Nasza firma nigdy tak nie działała” itp. Jeżeli w przeszłości realizowane już były większe wdrożenia i projekty, to często wyzwanie jakie one rzuciły firmie stanowi fundament takiego myślenia. Ludzie obawiają się kolejnego okresu wytężonej pracy, wielu zmian i problemów z nowym środowiskiem.

    Aby poradzić sobie z tymi problemami cały zespół projektowy musi być przekonany do powodów i celów realizacji projektu a zarząd musi w pełni popierać inicjatywę.

    Wdrożenie systemu PIM a akceptacja zmian

    Ludzie nie lubią zmian. Jeśli pracownik świetnie wykonujący swoje obowiązki wydajnym Excelem musi przesiąść się na nowy system, często wolniejszy i bardziej skomplikowany, to naturalnym jest, że będzie mu to przeszkadzało.

    Wśród różnych projektów zauważa się często podobne zachowanie w tym aspekcie. Pracownicy cieszą się z nowego narzędzia i wizji poprawy, która wynika z zalet wdrożenia tego systemu. Tak szybko jak PIM zostaje jednak wdrożony, tak szybko pracownicy zmieniają zdanie zmuszeni do pozostawienia swoich arkuszy i pracy w PIM’ie. Dopiero po pewnym czasie zauważają korzyści płynące z kontroli, utrzymania i dystrybucji danych jaką daje PIM a nigdy nie da arkusz kalkulacyjny.

    Wdrożenie systemu PIM Akceptacja zmian

    Zdjęcie 24 Akceptacja zmian

    Aby wesprzeć pracowników w akceptacji nowego systemu można spróbować poniższych wskazówek:

    • Spalić most: Dopilnować, aby praca w starym stylu nie była już możliwa. Zarchiwizować stare arkusze i bazy a wszystkie dane zaimportować do PIM. Im szybciej pracownicy rozpoczną całość pracy związanej z PIM w nowy sposób, tym szybciej ją zaakceptują.
    • Szkolenia: zazwyczaj szkolenie ogranicza się do pojedynczej sesji po wdrożeniu systemu. Podczas tego szkolenia pracownicy zmuszeni są do posłuchania o wszystkich funkcjach systemu. Po pierwsze: nikt tego nie zapamięta, po drugie: nie da się w trakcie jednej sesji opowiedzieć o wszystkich funkcjach w sposób wyczerpujący zagadnienie. Zaleca się podzielenie szkolenia na przynajmniej 2 sesje. Pierwsza sesja wstępna opisująca najważniejsze funkcje z których korzystać będą pracownicy na świeżo wdrożonym systemie. Druga sesja po 2/3 tygodniach opowiadająca o bardziej rozbudowanych możliwościach ze szczególnym naciskiem na feedback od pracowników który zdobyli w tym czasie.
    • Optymalizacja: szkolenia pozwalają także na zdobycie cennego feedbacku od pracowników, którzy faktycznie korzystają z systemu. Dzięki niemu można zidentyfikować wiele elementów które wymagają poprawy lub których poprawa mocno przyczyni się do wygodny pracy i efektywności pewnych procesów.

    Pozostałe wpisy:

    Moje usługi:

    Źródła: